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Documentos Contables

La guía denominado: Elaboración de documentos contables comprende dos Unidades: Elaboración de documentos comerciales con  tables y no contables y Títulos valores.

La primera de ellas, como su título lo indica, está encaminada a proporcionar los contenidos sobre dos tipos de documentos: contables y no contables.

En la guía anterior que usted estudió, se dijo que el trabajo contable se desarrolla con base en una serie de documentos que le suministran información y que se generan en el transcurso de las operaciones comerciales. Parte de estos documentos son los que usted va a ver aquí.

Algo importante de tener en cuenta es que los formatos que aquí se exponen pueden variar en su forma de empresa a empresa, pero los contenidos son los mismos. No se extrañe, cuando conozca otros un poco diferentes.

Como se dijo en ocasiones anteriores, en el desarrollo de los contenidos se introducen ciertos términos técnicos que usted debe ir aprendiendo, cuyo significado encuentra a pie de página.

Le sugerimos realizar a conciencia cada uno de los autocontroles y actividades prescritas.

Los Documentos Comerciales

En el desarrollo de las operaciones comerciales se utiliza una serie de documentos, que a la vez que contienen la información de base para dichas transacciones, sirven de soporte para el trabajo contable.

El siguiente cuadro muestra la manera como pueden clasificarse los documentos comerciales.

1. No contables

a. La cotización

b. La orden de compra

c. La remisión

2. Contables

a. Comprobante de ingreso o recibo de caja

b. Recibo de consignación bancaria

c. Comprobante de egreso o de pago

d. Factura

e. Entrada de almacén

f. Notas débito 

g. Notas Crédito

h. Notas de contabilidad

3. Títulos valores

a. Cheques

b. Letras de cambio

c. Pagarés

d. Bonos

e. Factura cambiaría de compra y venta

f. Certificado de depósito

La cotización

Cuando una empresa o persona desea comprar mercancías u otra clase de bienes, solicita información a los proveedores; la empresa produce una cotización, es decir, un documento en el cual aparecen algunos datos, como:

— Descripción y precio del artículo

— Fecha de entrega

— Forma de pago

— Tiempo de validez de la cotización

Cotizacion

Aunque este documento tiene como finalidad básica proporcionar información, es fundamental para tomar decisiones sobre compras, pues al recoger varias cotizaciones de un mismo producto, se tiene la oportunidad de escoger la mejor propuesta.

2. Orden de Compra

Una vez recibidas y estudiadas las cotizaciones, se toma la decisión de compra. Entonces la empresa elabora un pedido en el cual se especifica:

—Número de orden de compra

—Descripción del producto

— La cantidad y el precio unitario.

— Observaciones:

Fecha de despacho

Vía de despacho

Forma de pago

Observe el formato de "pedido" e identifique cada uno de los datos mencionados que aparece en la siguiente página.

Orden de compra

3. La remisión

La empresa (proveedor) al recibir el pedido ordena el despacho de la mercancía solicitada por el cliente y elabora una nota de remisión en la cual se detalla:

— El artículo despachado con todas sus características.

— La cantidad despachada.

— Número del pedido en el cual se hizo la solicitud de compra.

— La vía por la cual ha sido despachada la mercancía

Remision

Documentos contables

Son aquellos que permiten efectuar el registro en los libros de la empresa. Son soporte de operaciones comerciales ya efectuadas y sirven además para comprobar que la operación si se llevó a cabo.

Los más usuales son:

Comprobante de ingreso o recibo de caja
Recibo de consignación bancaria
Comprobante de egreso o de pago
Factura
Entrada a almacén
Notas débito
Notas crédito
Notas de contabilidad

Todos ellos son muy sencillos y basta observarlos con atención para recordar su elaboración.

1. El comprobante de ingreso
También se le denomina recibo de caja.
Es el recibo que se expide, cuando por cualquier concepto se recibe dinero en la empresa (efectivo y cheques).
Debe contener la siguiente información

Fecha de pago
Nombre de quien se recibió el pago
Concepto de pago
Valor en letras y en números

Recibo de caja


2. Recibo de consignación bancaria
Es el comprobante en el cual se relacionan los depósitos de dinero (efectivo y cheques) que hacen las empresas y personas en las cuentas corrientes que tienen en las entidades bancarias.
Cada banco tiene su propio formato, pero en términos generales todos con

En este documento se detallan
1. Nombre y número bajo los
cuales figura la cuenta
2. Cantidad consignada tanto
en efectivo como en cheques
3. Firma del tesorero o de quien
hace el depósito

Existen dos formatos suministrados por el banco:
a. Uno, que se utiliza para las consignaciones en efectivo y cheques de bancos locales.
Ejemplo: El 18 de septiembre de 1983, se consignan en la cuenta No. 140-00168-6, sucursal Chapinero, del Banco de los Trabajadores $5.000.oo en efectivo, $15.000.00 en cheque del Banco de Colombia y $20.000.oo del Banco de Bogotá. La cuenta pertenece a Carvajal S.A.

Consignación

3. Comprobante de egreso 
Llamado también comprobante de pago, es un documento que elabora la empresa cuando efectúa pagos por cualquier concepto. Generalmente las empresas cancelan sus obligaciones con cheque, el cual queda duplicado en el encabezamiento del comprobante de egreso.

Debe contener:
Nombre de la entidad o persona
a quien se le hace el pago.
Concepto del pago.
Su valor en letras y números.
Debe firmar quien recibe el pago y
colocar el número de su cédula.
Si es una empresa, debe colocar
el sello y el número del NIT

Comprobante de Egreso

4. La factura
Es el documento en el cual se describe la mercancía vendida o el servicio prestado; en ella se encuentra además lo siguiente:
1. Valor por artículo
2. Valor total de la compra
3. Descuentos concedidos
4. Valor de los fletes, si los hay
5. Condiciones de pago
La factura es la base para el asiento contable, tanto del comprador como del vendedor.

Nota en este momento la factura se elabora de forma electrónica según normas:

En este espacio encontrará la normatividad relacionada con factura electrónica.

Estatuto Tributario

Artículo 511. Deber de entregar factura o documento equivalente.

Artículo 615. del Estatuto Tributario-obligados a expedir y entregar factura o documento equivalente.

Artículo 616-1. Factura o documento equivalente.

Artículo 616-4. Proveedores autorizados, obligaciones e infracciones.

Artículo 617. Requisitos de la factura para efectos tributarios.

Artículo 618. La factura o documento equivalente, exigible por los adquirentes.

Artículo 684-2. La DIAN puede prescribir sistemas técnicos de control a determ​inados contribuyentes o sectores.

Artículo 684-4. Sanciones aplicables a los proveedores autorizados.

Ley 962 de 2005. Artículo 26 - factura electrónica.

Decreto Único Tributario 1625 de 2016. Artículo 1.6.1.4.1.1. hasta el 1.6.1.4.1.20.

Resolución 000019 del 24 Febrero de 2016. Reglamentó el Decreto 2242 de 2015, que fue compilado en el Decreto 1625 de 2016.

Resolución 0055 del 14 de julio de 2016. Reglamenta el servicio técnico de solicitud de numeración de facturas.

Concepto 0907 del 16 de septiembre de 2016. Se pronuncia sobre el requisito de activos fijos que debe acreditar un solicitante de autorización como proveedor tecnológico.

Resolución 000010 del 6 de febrero de 2018.

Resolución 000072 del 29 de diciembre de 2017.

Listado Obligados Resolución 000072 del 29 de diciembre de 2017.

Decreto 2242 de 2015

Decreto 1625 de 2016

Resolución 0000062 del 30 de noviembre de 2018

Resolución 000001 del 03012019. Mediante la cual se señalan las reglas y validaciones aplicables a la Factura Electrónica de que trata el artículo 616-1 del Estatuto Tributario
Resolución 000002 del 03012019, Por la cual se selecciona un grupo de sujetos obligados a facturar electrónicamente y se establecen los requisitos que aplican en caso de impedimento, inconvenientes tecnológicos y/o de tipo comercial.

Resolución 000013 del 15-02-2019, Por la cual se modifica el artículo 11 de la resolución 000019 del 24 de febrero de 2016, los artículos 6o y 8o de la Resolución 000055 del 14 de julio de 2016 y se derogan algunas disposiciones.

Factura

5. Entrada a almacén
Es un documento que debe ser elaborado por el almacenista, con el fin de dar ingresos al kárdex a la mercancía recibida. Por cada factura de mercancías que reciba la empresa, debe elaborar una nota de entrada de almacén.
Debe contener
1. Descripción y cantidad de artículos recibidos
2. Si la entrega del pedido es total o parcial.
3. Nombre del proveedor.
4. Número de la orden de compra

Estas notas de entrada deben ser prenumeradas.
Ejemplo: El 20 de marzo de 1983, el almacén La Venta, recibe su pedido No. 2356 de almacén El Mueble, consistente en un escritorio tipo ejecutivo $40.000.oo; dos escritorios tipo secretaria $28.000.oo cada uno; un escrito rio tipo contador $35.000.oo. Se elabora la entrada a almacén No. 003.

Entrada de almacén

6. Notas débito y crédito
Cuando por cualquier concepto sea necesario modificar el valor de una transacción ya registrada o contabilizada, que se relacione con clientes o proveedores (generalmente), se debe elaborar una nota en la que se especifique la razón por la cual se hace la modificación y si el valor se debe cargar o abonar a la cuenta respectiva. Si es necesario aumentar el valor de la deuda \de su cliente /Se elabora nota débito
Si es necesario disminuir el valor de la deuda M Se elabora nota crédito

Ejemplo de nota débito: El 30 de mayo de 1983, Refredis Ltda. envía a Colombiana S.A. su Nota Débito No. 2048, por concepto de transporte por Velotax de una máquina fotocopiadora U-BIX a la ciudad de Cali, la cual tiene un valor de $4.500.oo. según cheque No. 2015 del Banco de los Trabajadores.

Notas débito

Ejemplo de nota crédito: El 5 de junio de 1983 Papelería Rossy envía nota crédito No. 40 a Coopsena por $1.200.oo, correspondiente a la factura No. 2000, por el concepto de un bolígrafo marca Parker, el cual no fue enviado, pero registrado en dicha factura. La venta fue efectuada a crédito.

Nota crédito

8. Las notas de contabilidad
Son aquellas que se utilizan cuando es necesario ajustar, corregir o modificar valores en algunas cuentas, sea bien por errores, omisiones o por ajustes que deben aparecer en los registros contables, logrando con esto que la contabilidad de la empresa muestre los verdaderos saldos de las cuentas.

Ejemplo: La provisión para cuentas de difícil cobro, fue acreditada por un valor de $18.000.oo en el mes de diciembre de 1983, al hacer el cálculo correspondiente.Por esta razón, es necesario elaborar una nota interna de contabilidad, para que dicha cuenta muestre su verdadero saldo al final del período.
Observe usted la Nota de Contabilidad No. 076 de Papelería Única.

Nota de Contabilidad

Ayuda didáctica tomada de youtobe documentos contables

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Contabilidad empresas Comerciales

Inventario de mercancías

Siempre que una empresa se dedica a la compraventa de mercancías, por lo general sucede que al final del periodo contable queda una parte sin venderse. Estas mercancías no vendidas se conocen como inventario de mercancías. El inventario final de un periodo contable se convertirá en el inventario inicial del siguiente. La cuenta Inventario de mercancías está clasificada como un activo circulante y aparecerá en el balance general en este rubro. Sin embargo, en este punto es importante resaltar que existen dos sistemas de registro para la contabilización de las mercancías:

el periódico y el perpetuo, que se analizarán a continuación.

Las empresas comercializadoras se caracterizan por la partida denominada inventarios, que se emplea para registrar la existencia de mercancías disponibles para la venta. En este capítulo se analizan a profundidad los sistemas de registro de inventarios, los métodos para valuar dicha partida, los sistemas de estimación de inventarios y las normas de información financiera aplicables. Al entender y conocer los conceptos fundamentales sobre la contabilización de los inventarios, se tendrá mayor habilidad para analizar e interpretar los estados financieros.

La partida de inventarios está constituida por los bienes de una empresa destinados a la venta o producción para su posterior venta, así como los materiales o suministros que se consumen en el proceso de producción 

De acuerdo con la norma internacional de contabilidad núm. 2, relativa a inventarios, los “inventarios son activos: a) poseídos para ser vendidos en el curso normal de la operación; b) en proceso de producción con vistas a esa venta, y c) en forma de materiales o suministros para ser consumidos en el proceso de producción o en la prestación de servicios.

Sistemas de registro de inventario

Uno de los principales objetivos de un sistema contable es facilitar información financiera para que accionistas, acreedores y demás usuarios puedan analizar los resultados del negocio y evaluar el potencial futuro de la compañía. Esta información se presenta al final de cada periodo en los estados financieros, por lo cual todos los procedimientos de generación de información contable para la elaboración de los estados financieros deben ir encaminados a generarla de manera confiable y oportuna.

Como se mencionó anteriormente, en lo que se refiere a la partida de inventarios, existen dos sistemas de registro, los cuales ayudarán a la empresa comercial a efectuar los registros de esta partida y a calcular el costo de la mercancía vendida conforme al giro al que corresponda. Estos dos sistemas se denominan perpetuo y periódico.

Sistema perpetuo

El sistema de registro perpetuo mantiene un saldo actualizado de la cantidad de mercancías en existencia y del costo de la mercancía vendida. Cuando se compra mercancía, aumenta la cuenta de Inventario de mercancías; cuando se vende, disminuye y se registra el costo de la mercancía vendida. En cualquier momento se puede conocer la cantidad de mercancías en existencia y el costo total de las ventas del periodo, por ello se le nombra perpetuo. En este sistema no se utilizan las cuentas de Compras, Fletes sobre compras, Devoluciones y bonificaciones sobre compras o Descuentos sobre compras. Cualquier operación que represente cargos o abonos a estas cuentas se registrarán directamente en la cuenta Inventario de mercancías.

Sistema periódico

El sistema de registro periódico no mantiene un saldo actualizado de las mercancías en existencia. Siempre que se compran mercancías para revenderse se hace un cargo a la cuenta de Compras. Las cuentas Devoluciones y bonificaciones sobre compras, Descuentos sobre compras y Fletes sobre compras se utilizan para devoluciones, descuentos recibidos por pronto pago y cargos de fletes en que se incurre al transportar mercancías. Como consecuencia de lo anterior, es necesario hacer un conteo físico para determinar las existencias de mercancías al finalizar el periodo. Cuando se aplica el sistema periódico no se registra el costo de la mercancía vendida cada vez que se efectúa una venta, sino hasta el fin del periodo.

Compras y cuentas afines

Compras
Una empresa comercial compra artículos con el propósito de revenderlos. El costo de la mercancía
comprada se lleva a una cuenta llamada Compras si se trata del sistema periódico.

Si se utiliza el sistema perpetuo, la cuenta de Compras es reemplazada por la cuenta Inventario. Enel momento de vender, las compras se convertirán en un gasto aun cuando se les denominará y clasificará como la cuenta Costo de ventas. Esta cuenta aparecerá en el estado de resultados y se cierra al término del periodo contra la cuenta Pérdidas y ganancias.

La cuenta Compras sólo se usa para registrar las compras de artículos destinados a ser vendidos dentro de las operaciones normales de la empresa. Cuando se compran artículos que se utilizarán en la operación del negocio, el cargo debe hacerse a una cuenta de activo. Por ejemplo, cuando se compran materiales de oficina se hace un cargo a la cuenta Materiales de oficina. Cuando la compra es de mercancías, se carga la cuenta de Compras o Inventario, según sea el sistema de registro utilizado, y se acredita la cuenta de Bancos o Proveedores, en el caso de que se haya hecho a crédito.

Ejemplo 1
El 10 de enero de 200X, la empresa Vidrioclaro, S.A. responsable compra mercancía con un valor de $1.000.000 a Kristal, S.A. responsable a crédito, con condiciones 2/10, n/30. El análisis de la transacción se presenta enseguida:

Análisis de información
ACTIVO: Mediante el sistema periódico aumentará la cuenta de Compras, sin embargo, si el sistema de registro es el perpetuo, aumentará la cuenta de Inventarios por la compra de mercancía.
PASIVO: Debido a que la compra se realizó a crédito, se debe aumentar la cuenta de Proveedores para registrar la obligación de pago que contrae Vidrioclaro, S.A.

143535 Inventarios                   1.000.000
240801 Iva descontable              190.000
246540 Retención compras                         25.000
220501 Proveedores                              1.165.000

Devoluciones sobre compras
En ciertas ocasiones, las compañías tienen que devolver algunas mercancías compradas debido a que llegan dañadas por mal embarque, por estar defectuosas, por haber comprado más de las necesarias, etc. Una vez que el vendedor está de acuerdo en aceptar la devolución y acreditarla en cuenta, se hace un cargo a Proveedores y se abona a Devoluciones y bonificaciones sobre compras, si se tratara del sistema periódico; si fuese el sistema perpetuo, debería abonarse a la cuenta Inventarios.

El 15 de enero, Vidrioclaro, S.A. devolvió mercancía defectuosa adquirida el 10 de enero a

Kristal, S.A. con un valor de $ 300.000

Análisis de la información
PASIVO: Disminuye la cuenta de Proveedores por la devolución de la mercancía que había sido adquirida a crédito.
ACTIVO: En el sistema de registro periódico, disminuye la cuenta de Compras mediante
un abono a la contra cuenta llamada Devoluciones sobre compras. En el sistema de registro
perpetuo, el registro es muy similar, con la diferencia de que se abona a la cuenta de
Inventarios.

143535   Inventarios                                    300.000
240801   Iva por devolución                          57.000
246540   RTf compras                  7.500
220501  Proveedores               349.500

Descuentos sobre compras
Para alentar a los clientes a pagar pronto sus deudas, a menudo se les hace un descuento por pronto pago, es decir, si éste se efectúa dentro de un número determinado de días a partir de la fecha de la venta. La empresa que ofrece el descuento por pronto pago debe presentar las condiciones de pago de la factura. Algunos ejemplos comunes de condiciones de descuento por pronto pago son:

2/10, n/30. El comprador puede deducir 2% del importe del adeudo si paga dentro de los primeros 10 días siguientes a la fecha de la factura. Para aprovechar el descuento es necesario pagar el total de la factura. Si el cliente no paga dentro de los 10 días, el neto (n), o sea, el monto total, deberá pagarse dentro de los días 11 a 30 siguientes a la fecha de la factura.
2/10, 1/15, n/30. El comprador puede deducir 2% del importe del adeudo si paga dentro de los primeros 10 días siguientes a la fecha de la factura; 1% si paga dentro de los 11 a 15 días siguientes, o pagar el importe neto dentro de los 16 a 30 días a partir de la fecha de la factura

El descuento por pronto pago se registra en una cuenta llamada Descuentos sobre compras. A continuación se muestra un ejemplo del registro de un descuento sobre compras.

Ejemplo 3
El 20 de enero de 200X, Vidrioclaro, S.A. liquida su deuda con Kristal, S.A. mediante cheque número 7910. Las condiciones de venta, según el ejemplo 1, fueron de 2/10, n/30 y el pago se realiza 10 días después de la fecha de venta, por tanto, se tiene derecho al descuento por pronto pago.

Análisis de la información
PASIVO: Disminuye la cuenta de Proveedores porque se liquida el adeudo que se tenía con Kristal, S.A., indistintamente del sistema de registro de inventarios que se utilice.

ACTIVO: Disminuye la cuenta de Bancos por el pago realizado con la cuenta bancaria del negocio. Si Vidrioclaro, S.A. emplea el sistema periódico, el registro del descuento por la compra se deberá realizar mediante un abono a la cuenta de Descuento sobre compras, sin embargo, si emplea el sistema de perpetuo, el registro se debe realizar mediante un abono a la cuenta de Inventarios.

220505  Proveedores     815.500
421040  Descuentos                          20.000
111005  Banco                                795.500

Ventas y cuentas afines
Ventas
Ésta es la cuenta que se utiliza para registrar la venta de mercancías, cuya contabilización se realiza en forma similar al registro de los ingresos por servicios. Cuando se venden mercancías se hace un cargo a la cuenta Bancos o a Clientes, si es que la venta es a crédito y se abona a Ventas. En el caso del sistema de inventario perpetuo, el asiento de la venta se registra de la misma manera, pero se hace un asiento adicional para registrar en ese momento el costo de la mercancía vendida. Dicho registro se hace mediante un cargo a la cuenta de Costo de ventas y un abono a Inventario.

Ejemplo 4

El 10 de enero de 200X, Vidrioclaro, S.A. responsable vendió a crédito a Constructores del Norte, S.A. cinco vitrales para ventana a $11.000.000 cada uno. Las condiciones de venta fueron 2/10, n/30. El costo
de los vitrales es de $5.500.000 cada uno.

Análisis de la información
ACTIVO: Aumenta la cuenta de Clientes por la venta de mercancía a crédito.
INGRESOS: Aumenta la cuenta de Ventas para registrar la transacción de venta de mercancías
a crédito.

Sólo en caso de que Vidrioclaro, S.A. utilizara el sistema de inventarios perpetuo se tendría que hacer el análisis y registro de un asiento contable adicional, referente al costo de ventas y al inventario.
ACTIVO: Disminuye el Inventario con la venta de mercancías. Aumenta la cuenta de Costo de ventas mediante un cargo.

413535                     Ventas                                                       55.000.000
240801                     Iva generado                                             10.450.000
135515                     Anticipo renta                         1.375.000
130505                     Clientes nacionales                64.075.000
613535                     Costo mercancía                   27.500.000
143535                     Inventario                                                   27.500.000



En este punto es importante mencionar que la cuenta Ventas sólo se utiliza para las mercancías y productos destinados a la venta. Cuando una empresa vende algún activo fijo u otro tipo de activo, se hace un cargo a las cuentas Bancos o Cuentas por cobrar y se abona a la cuenta del activo que se vende. Este tipo de transacciones se verá con detalle en capítulos posteriores.

Devoluciones sobre ventas
Siempre que una empresa realiza ventas de mercancías, existen clientes que devuelven todo o parte de los artículos comprados. Las devoluciones se deben a varias razones: la mercancía puede haberse dañado en el embarque, los clientes pueden haber cambiado de idea y no quieren o no necesitan los productos o pueden haber comprado más de lo que hacía falta. Se utiliza una cuenta especial denominada Devoluciones y bonificaciones sobre ventas para registrar las devoluciones y conocer en cualquier momento la cantidad de productos devueltos. Si hay demasiadas devoluciones, tal vez sea necesario tomar medidas para eliminar o reducir el monto de las mismas, antes de que se vuelvan excesivas. Las devoluciones son costosas para una compañía por el gasto extraordinario que representa el registro, empaque, manipulación y embarque de la mercancía. Cuando se emplea el sistema periódico no se realiza el registro de la entrada al almacén por una devolución, pero en el sistema de registro perpetuo es necesario registrar la operación.

Ejemplo 5
El 12 de enero de 200X, Constructores del Norte, S.A. devolvió uno de los vitrales adquiridos el 10 de enero.

Análisis de la información
INGRESOS: Las ventas disminuyen por la devolución de la mercancía, para ello se emplea la cuenta Devoluciones y bonificaciones sobre ventas que se debe cargar.
ACTIVO: La cuenta de Clientes, en la cual se registró la venta a crédito, se debe disminuir por la devolución hecha.
Sólo en caso de que Vidrioclaro, S.A. utilizara el sistema de registro perpetuo, se tendría que hacer el análisis y registro de un asiento contable adicional, referente a la devolución de mercancías.
ACTIVO: Aumenta el Inventario por la devolución de mercancías.
Disminuye la cuenta de Costo de ventas mediante un abono.

417501 Devolución en ventas      11.000.000
240801 Iva por devolución           2.090.000
135515 Anticipo                                               275.000
130505 Clientes nacionales                           12.815.000
613535 Costo mercancía                                5.500.000
143505 Inventario                       5.500.000

Descuentos sobre ventas
Los descuentos sobre ventas son los que se mencionaron anteriormente en la sección de descuentos sobre compras, sólo que ahora es desde el punto de vista de quien vende la mercancía.
La cuenta Descuentos sobre ventas es compensatoria de ingresos y debe presentarse en el estado de resultados como una deducción de la cuenta de ventas.

Ejemplo 6
El 21 de enero, Constructores del Norte, S.A. paga su deuda con Vidrioclaro y aprovecha el descuento por pronto pago.

Análisis de la información
ACTIVO: Aumenta la cuenta de Bancos por la entrada de efectivo a la cuenta de Vidrioclaro, S.A.
INGRESOS: Las ventas disminuyen a través de la cuenta de Descuento sobre ventas debido
a que el cliente aprovechó esta opción de pago.
ACTIVO: Disminuye la cuenta de Clientes debido a que se efectuó el pago de esta transacción.

130505 Clientes                             51.260.000
531040 Descuentos    1.100.000
111005 Bancos         50.160.000

Valuación del inventario

Primeras entradas, primeras en salir (PEPS)

Cuando se aplica el método de primeras entradas, primeras salidas o método PEPS de valuación de inventarios, se supone que las primeras mercancías compradas son las primeras que se venden. Por lo tanto, las mercancías en existencia al final del periodo serán las últimas, es decir, las de compra más reciente, valoradas al precio actual o al último precio de compra. Este método refleja al final un mayor saldo de inventarios (sobrevaluado) y un costo de ventas menor (subvaluado).

Con la misma información de Harinera La Providencia, el cálculo del inventario final, de acuerdo con el método PEPS, debe efectuarse como sigue:

Promedio ponderado

El método ponderado para valuación de inventarios reconoce que los precios varían, según se adquieren las mercancías durante el periodo. Por lo tanto, de acuerdo con este método, las unidades del inventario final deben ser valoradas al costo promedio por unidad de las existencias disponibles durante todo el año. Antes de calcular el valor del inventario final mediante el método del promedio ponderado, es necesario determinar el costo promedio por unidad, que después se aplicará al número de unidades del inventario final.
Con la misma información de Harinera La Providencia se calcula el inventario final con el método del promedio ponderado, de la forma siguiente:

Sistema periódico
El sistema de registro periódico no mantiene un saldo actualizado de las mercancías en existencia. Siempre que se compran mercancías para revenderse se hace un cargo a la cuenta de Compras.

Las cuentas Devoluciones y bonificaciones sobre compras, Descuentos sobre compras y Fletes sobre compras se utilizan para devoluciones, descuentos recibidos por pronto pago y cargos de fletes en que se incurre al transportar mercancías. Como consecuencia de lo anterior, es necesario hacer un conteo físico para determinar las existencias de mercancías al finalizar el periodo. Cuando se aplica el sistema periódico no se registra el costo de la mercancía vendida cada vez que se efectúa una venta, sino hasta el fin del periodo.

Contabilidad Empresa de Servicios

Principales diferencias entre una empresa de servicios y una comercializadora de mercancías

En el mundo de los negocios hay dos tipos de organizaciones económicas lucrativas que sobresalen de las demás: las prestadoras de servicios y las comercializadoras de mercancías. Poseen características muy notables en su forma de operar, las cuales se ven reflejadas contablemente en su información financiera. Enseguida se dan a conocer las principales diferencias contables entre una empresa de servicios y una comercializadora de mercancías; éstas afectan el estado de resultados y el balance general.
 

DIFERENCIAS PRINCIPALES EN EL ESTADO DE RESULTADOS
Cuenta	Empresa de servicios	Empresa Comercial
I    Ingresos	Se utiliza la cuenta de Ingresos por servicios cada vez que se brinda un servicio a algún cliente.	Se utiliza la cuenta de Ventas para registrar las transacciones de venta de mercancías. Asimismo, estas operaciones están sujetas a que se presenten situaciones como devoluciones, descuentos o bonificaciones. Por ello, las cuentas relacionadas con las operaciones de ventas de una empresa comercial son: • Ventas. • Descuentos sobre ventas. •Devoluciones o bonificaciones sobre ventas. Al restar a las ventas las cuentas de descuentos, devoluciones y bonificaciones sobre ventas, se obtienen las ventas netas.
C Costos y gastos •   Costo de ventas	No existe la cuenta de Costo de ventas, ya que no se vende ningún producto tangible, además de que el servicio prestado no se identifica directamente con algún costo específico.	En las empresas comercializadoras existe la cuenta de Costo de ventas, ya que la operación de estos negocios requiere de cuantificar el costo de los productos vendidos.
C Costos y gastos •   Compras	Debido a que en este tipo de negocios no se compran mercancías porque su objetivo es brindar un servicio, no existe la cuenta de Compras	En una empresa dedicada a la compraventa de mercancías se deben efectuar compras, por lo tanto, se requiere del empleo de cuentas como: • Compras. • Fletes sobre compras. • Descuentos sobre compras. • Devoluciones y bonificaciones sobre compras. A la suma de los conceptos anteriores se le conoce como compras netas.
C Costos y gastos •  Gastos	En el estado de resultados de una empresa de servicios, las diferentes cuentas de Gastos se presentan inmediatamente después de la cuenta de Ingresos por servicios para calcular el monto de la utilidad neta del periodo	En el estado de resultados de una empresa comercializadora es necesario calcular la Utilidad bruta, que es la diferencia entre las ventas netas y el costo de ventas. Una vez calculada, se restan los gastos, que se clasifican en tres apartados: • Gastos de venta. • Gastos de administración. • Gastos financieros. A los dos primeros conceptos se les conoce también como Gastos de operación.
5. Inventario	Esta cuenta no existe en las empresas de servicios.	Se emplea para registrar la mercancía disponible para ser vendida.

Marco conceptual de la información financiera

SECCIÓN 1. PEQUEÑAS Y MEDIANAS EMPRESAS

Las pequeñas y medianas entidades son entidades que:

• No tienen obligación pública de rendir cuentas

• Publican estados financieros con propósito de información general para usuarios externos.

Una entidad tiene obligación pública de rendir cuentas si:

• Sus instrumentos de deuda o de patrimonio se negocian en un mercado público o están en proceso de emitir estos instrumentos para negociarse en un mercado público.

• Una de sus principales actividades es mantener activos en calidad de fiduciaria para un amplio grupo de terceros.

En el Decreto 3022 del 2013, establece las entidades que deben implementar las NIFF para PYME llamado Grupo 2.

Se incluyen quienes NO pertenezcan al Grupo 1 ni al Grupo 3

DECRETO 3022 DE 27 DE DICIEMBRE DE 2013

En años pasados el país adelanto el proceso de convergencia a estándares internacionales de contabilidad e información financiera y de aseguramiento de la información como lo señaló la Ley 1314 de 2009, con el propósito de apoyar la internacionalización de las relaciones económicas, con estándares internacionales de aceptación mundial, con las mejores prácticas y con la rápida evolución de los negocios.

El Decreto 3022 de 2013 por el cual se reglamentaba la Ley 1314 sobre el Marco Técnico Normativo para los preparadores de información financiera que conforman el Grupo 2, definió el tipo de entidades que lo integran y las normas a aplicar por este grupo, las cuales corresponden a las Normas de Información Financiera –NIF, conformadas por la Norma Internacional de Información Financiera para Pequeñas y Medianas Entidades (NIIF para las PYMES) emitida en español en el año 2009, por el Consejo de Normas Internacionales de Contabilidad (IASB por su sigla en inglés).

También definió el cronograma de aplicación del nuevo marco normativo.

El artículo 10 de la Ley 1314 de 2009 le señala a las autoridades de supervisión las funciones de vigilar que los entes económicos bajo inspección, vigilancia o control, así como sus administradores, funcionarios y profesionales de aseguramiento de información, cumplan con las normas en materia de contabilidad y de información financiera y aseguramiento de información, y aplicar las sanciones a que haya lugar por infracciones a las mismas; y de expedir normas técnicas especiales, interpretaciones y guías en materia de contabilidad y de información financiera y de aseguramiento de información, actuaciones estas que se deben producir dentro de los límites fijados por la Constitución, en la presente ley y en las normas que la reglamenten y desarrollen.

Principios de la información Contable

Relevancia: importancia que tiene la información entregada en la toma de decisiones.

Fiabilidad: Libre de errores y sesgos neutrales

Cualidades Secundarias De La Información Contable

Comprensibilidad: Se logra con una buena clasificación, caracterización y presentación de forma clara y concisa de la información.

Materialidad o importancia relativa: Es la importancia que tiene la omisión o presentación errada de la información en la toma de decisiones.

Esencia sobre la forma: En la información contable, importa la realidad y no la forma legal.

Prudencia: Se debe incluir cierto grado de preparación al realizar los juicios necesarios.

Integridad: Completa

Oportunidad: A tiempo como para que se pueda influir en la toma de decisiones.

Comparabilidad: Los elementos similares deben mostrarse como similares y los diferentes como diferentes.

Equilibrio entre costo y beneficio: Los beneficios derivados de la información deben exceder a los costos de suministrarla. La evaluación de beneficios y costos es, sustancialmente, un proceso de juicio. Además, los costos no son soportados necesariamente por quienes disfrutan de los beneficios y con frecuencia disfrutan de los beneficios de la información una amplia gama de usuarios externos.

La información financiera ayuda a los suministradores de capital a tomar mejores decisiones, lo que deriva en un funcionamiento más eficiente de los mercados de capitales y un costo inferior del capital para la economía en su conjunto. Las entidades individuales también disfrutan de beneficios, entre los que se incluyen un mejor acceso a los mercados de capitales, un efecto favorable sobre las relaciones públicas y posiblemente un costo inferior del capital. Entre los beneficios también pueden incluirse mejores decisiones de la gerencia porque la información financiera que se usa de forma interna a menudo se basa. por lo menos en parte, en la información financiera preparada con propósito de información general.

Conceptos básicos de la información financiera

La estructura básica de la información financiera es sencilla. Existen varios conceptos básicos que rigen los elementos de un sistema contable y la forma en que se relacionan entre sí. El conocimiento de dichos conceptos es esencial para comprender cómo opera en la práctica un sistema de contabilidad.

La estructura contable se sostiene bajo cinco conceptos o cuentas básicas:
• Activo
• Pasivo
• Capital
• Ingresos
• Gastos

Activo
Un activo es un recurso económico propiedad de una entidad, que se espera rinda beneficios en el futuro. El valor del activo se determina con base en el costo de adquisición del artículo, más todas las erogaciones necesarias para su traslado, instalación y arranque de operación. Los tipos de activos de un negocio varían de acuerdo con la naturaleza de la empresa. Un pequeño negocio de servicios puede tener sólo un equipo de transporte de materiales y una oficina en la casa del dueño. Una gran tienda puede tener edificios, mobiliario, máquinas y equipo.
Algunos ejemplos de activos son el efectivo que una entidad tiene en su poder, o depositado en alguna institución bancaria, las cuentas por cobrar pendientes con sus clientes, o con sus empleados, los productos o mercancías disponibles para su manufactura o comercialización, las instalaciones físicas donde están los almacenes, oficinas y plantas productivas, el terreno donde están construidas dichas instalaciones, el equipo para transportar la mercancía o el personal de la entidad, el mobiliario de las oficinas administrativas, de ventas y productividad, el equipamiento de las oficinas administrativas, así como la maquinaria y herramientas del área de producción.

Pasivo
El pasivo representa lo que el negocio debe a otras personas o entidades conocidas como acreedores. Éstos tienen derecho prioritario sobre los activos del negocio, antes que los dueños, quienes siempre ocuparán el último lugar. En caso de disolución o cierre de un negocio, con el producto de la venta de los activos se debe pagar primero a los trabajadores. En segundo lugar se encuentran los acreedores, mientras que el remanente queda para los dueños.
Como ejemplos de pasivos pueden mencionarse las cuentas por pagar a los proveedores provenientes de compras efectuadas a crédito, los sueldos o salarios pendientes de pago a empleados de la entidad, los impuestos por pagar y los préstamos bancarios a corto y a largo plazos solicitados para la adquisición de activos.

Capital
El capital es la aportación de los dueños conocidos como accionistas. Representa la parte de los activos que pertenecen a los dueños del negocio. En síntesis, es la diferencia entre el monto de los activos que posee el negocio y los pasivos que debe. Capital contable y capital neto son otros términos de uso frecuente para designar la participación de los dueños.
La participación de los dueños, o capital contable, puede aumentar en dos formas:
1. Por la aportación en efectivo o de otros activos al negocio.
2. Por las utilidades retenidas provenientes de la operación del negocio.
El capital contable puede disminuir en dos formas:
1. Por el retiro de efectivo u otros activos del negocio por parte de los accionistas. Dicho retiro
puede ser un reembolso del capital aportado o un reparto de las utilidades obtenidas,
llamadas, en este caso, dividendos. Es decir, estos últimos representan la distribución de
las utilidades obtenidas entre los accionistas. Los dividendos no son un gasto, sino reparto
de utilidades obtenidas. Las distribuciones suelen realizarse en efectivo o en acciones
adicionales a favor de los accionistas.
2. Por las pérdidas provenientes de la operación del negocio.

Ingresos
Los ingresos representan recursos que recibe el negocio por la venta de un servicio o producto, en efectivo o a crédito. Cuando el cliente no paga en efectivo por el servicio o producto, se produce una venta a crédito y se genera una cuenta por cobrar.
Los ingresos se consideran como tales en el momento en que se presta el servicio o se vende el producto, y no en el que se recibe el efectivo, lo cual se explicará con más detalle posteriormente. Los ingresos aumentan el capital del negocio. Algunos ejemplos de ingresos son las ventas, es decir, los ingresos percibidos por la venta de un producto a un cliente, y los ingresos por servicios, o sea, los honorarios percibidos a cambio de proporcionar servicios de limpieza, seguridad, hospitalarios, etcétera.

Gastos
Los gastos son activos que se han usado o consumido en el negocio con el fin de obtener ingresos; asimismo, disminuyen el capital del negocio. Algunos tipos de gastos son los sueldos y salarios que se pagan a los empleados, las primas de seguro que se pagan para protegerse de ciertos riesgos, la renta del negocio, los servicios públicos como teléfono, luz, agua y gas, las comisiones que se fijan a los empleados por alcanzar su presupuesto de ventas y la publicidad que efectúa la empresa.
Como consecuencia de comparar los ingresos con los gastos se genera una utilidad o una pérdida.



SECCIÓN 13.  NIIF INVENTARIOS

Características de los inventarios
a) Se tienen para ser vendidos en el curso normal de las operaciones;
b) Están en proceso de producción con vista a venderlos; o
c) Son consumibles en el proceso de producción o prestación de
servicios, (materiales o suministrar)
Medición de los Inventarios
Se deben medir al menor valor entre:

EL COSTO Y EL PRECIO DE VENTA ESTIMADO (-) LOS COSTOS DE

Costo:

Costo del inventario = costo de adquisición + costo de transformación + otros costos

a) Costos de adquisición

Costo del Adquisición = precio de compra + aranceles de importación+ otros impuestos no
recuperables + otros costos directos

Los descuentos comerciales, las rebajas se disminuirán del valor del inventario.
• Los intereses pagados por inventario financiado, no aumentan el
valor del inventario sino que son un costo financiero.

Costos de Transformación

COSTOS DE TRANSFORMACION = costos directos + Costos Indirectos Fijos + Costos Indirectos

Costos Directos:
Relacionados de maneras directa con la producción, Ejemplo: mano de obra directa, materia prima, etc.

Costos Indirectos: 
En los que se incurren para transformar la metería prima en producto terminado, hay costos indirectos fijos y variables.

Costos Indirectos Fijos:
Permanecen constantes independientes de la producción. Ejemplo: depreciación, mantenimiento y administración de bodegas o fábricas, etc.

Costos Indirectos Variables:
Varían dependiendo de la cantidad de inventario producido.

Distribución de los Costos Indirectos
1. Los costos indirectos fijos de producción entre los costos de transformación sobre la base de la capacidad normal de los medios de producción.

Capacidad Normal:
Es la producción que se espera conseguir en promedio, a lo largo de un numero de periodos o temporadas en circunstancias normales.
2. El costo indirecto fijo distribuido a casa unidad de producción no aumentara ni por la existencia de capacidad ociosa.
Los costos indirectos no distribuidos se reconocerán como gastos en el periodo en que hayan sido incurridos.

Los costos indirectos variables se distribuirán a cada unidad de producción sobre la base del nivel real de uso de los medios de producción.
3. En periodos de producción anormalmente alta, el costo indirecto fijo distribuido a cada unidad de producción disminuirá con el objetivo que los inventarios no se midan por encima del costo.

Producción Conjunta y Subproductos
En el proceso de producción puede que, en la fabricación de los  productos, se fabriquen subproductos.
Cuando los costos de cada producto no sean identificables por separado, se distribuirán entre los productos.

Son aquellos en los que se incurre al dar a los inventarios las condiciones y ubicación actual.

Costos excluidos de los inventarios:
Costos por el desperdicio de materiales, mano de obra u otros costos de producción
b. Costos de almacenamiento, a menos que sean necesarios durante el proceso productivo.
c. Costos indirectos de administración que no ayuden a dar a los inventarios su condición y ubicación actuales.
d. Costos de venta.

Costo de inventarios para la prestación de servicios:

Comprende:
• Mano de obra
• Otros costos del personal directamente involucrado en la prestación del servicio
• Costos indirectos distribuidos.
Los rubros como
Costos relacionados con la venta y la administración, no hacen parte del valor de los inventarios por servicios y deben ser reconocidos como gastos, en el periodo en el que se hayan incurrido.Costos de los Productos agrícolas Hacen parte de los activos biológicos hasta que se recolecten o se cosechen, en donde pasaran a ser parte del inventario.

Se deben medir por su valor razonable menos, los costos estimados de venta en la cosecha o recolección.

Técnicas de medición del costo de inventario:
• Costo estándar
• Método de los minoristas
• Precio de compra más reciente.

Método para el cálculo del costo
• Identificación especifica
• PEPS
• Promedio ponderado

Deterioro de los inventarios
Al final de cada periodo se deberá evaluar el deterioro de sus inventarios, calculando si el valor de ellos en libros es totalmente recuperable, en caso que no lo sea, se deberá registrar DETERIORO, el deterioro se deben medir al precio de venta, MENOS los costos de terminación y venta.

Información a revelar
a. Las políticas contables y formula del costo usadas para la medición de los inventarios
b. El valor total en libros de los inventarios o según la
clasificación apropiada para la entidad.
c. El valor de los inventarios reconocido como gasto durante el periodo.
d. Las pérdidas por deterioro del valor reconocidas o  revertidas en el resultado.
e. El valor total en libros de inventarios pignorados en garantía de pasivos.

Conjunto Completo de los Estados Financieros:
• Estado de situación financiera (sección 4)
• Estado de resultado integral u otro resultado integral (ORI) (sección 5)
• Estado de cambios en el patrimonio. (sección 6)

• Estado de flujos de efectivo (sección 7)

Evolución de la contabilidad

Propósito:

• Conocimiento general sobre la evolución de la contabilidad, al conocerlas principales aportaciones de cada época de su historia.
• Conozca los sucesos críticos que marcaron la historia y la utilización de la información financiera en las organizaciones económicas.

Para tener una idea de la evolución de la información financiera, a continuación se presenta una reseña de los elementos surgidos en distintas épocas de la humanidad y que, poco a poco, han configurado lo que hoy conocemos como técnica contable.

En la antigüedad se gestaron algunos elementos que tiempo después fueron capitalizados por la contabilidad. Entre dichos elementos se encuentran las tablillas de barro, la escritura cuneiforme, el sistema de pesas y medidas, la posición y registro de cantidades, las operaciones matemáticas, la escritura pictográfica y jeroglífica, el papiro y la moneda.

Posteriormente, durante la Edad Media se creó el sistema numérico arábigo, se iniciaron las Cruzadas y se desarrollaron nuevas rutas mercantiles, situaciones que propiciaron la necesidad de contar con algún tipo de registro de las transacciones mercantiles.

En el Renacimiento surgió la imprenta y comenzaron a registrarse las operaciones mercantiles, lo cual ayudó a perfeccionar la técnica contable. Tiempo después, durante la época de la Revolución Industrial se le dio validez oficial a la profesión contable y surgió el mercantilismo y la industria. Sin embargo, la reglamentación de la actividad contable, así como los reportes públicos de mayor calidad, surgieron apenas en la Época Contemporánea.

El inicio del siglo xxi se ubica en un ambiente de globalización de la economía, de internacionalización de los mercados financieros y de mayor enfoque en aspectos de transparencia y rendición de cuentas a los diferentes usuarios de la información.

Como veremos más adelante, la evolución recientemente mencionada no ha estado exenta de problemas, por lo que la contabilidad ha tenido que adaptarse a las nuevas necesidades de los distintos usuarios.

Si bien la historia de la contabilidad se remonta aproximadamente a 7 000 años desde que se registró la existencia de tablillas de barro, a lo largo de ese periodo se han presentado tres

sucesos que marcaron la evolución de ésta:

Primero: en 1494, fray Luca Pacioli sentó las bases de la contabilidad en un documento titulado Summa arithmetica, geometria proportioni et proportionalita, el cual considera por primera vez el concepto de “partida doble” o dual, que basa su lógica en la premisa de que las transacciones económicas impactan doblemente en la situación financiera de las organizaciones; por un lado, al registrar el incremento de bienes o derechos o la disminución de obligaciones y, por otro, al registrar la fuente de recursos para realizar lo anterior. Este documento recopila información relacionada con los métodos de registro y cuantificación que realizaban los comerciantes de aquella época.

Para hablar de los antecedentes en Colombia, nos remontaremos a la colonización periodo durante el cual se impusieron las técnicas y normas contables españolas entre las que se destacan “La Ordenanza de Bilbao” y “la Recopilación de Indias”, las cuales permanecieron durante mucho tiempo aún después de lograda la independencia en 1810; durante este periodo carecíamos de normas contables propias, el primer paso se dio un año después de constitución de 1886, cuando de emitieron las primeras disposiciones del Código de Comercio en todo lo relacionado con la contabilidad mercantil, las permanecieron a través de los tiempos hasta 1971 cuando, se adoptó el Código de Comercio que nos rige actualmente.
En 1905 se creó la Escuela Nacional de Comercio, primer paso para la profesionalización de la Contaduría Pública en nuestro país; en 1931 surge el primer intento de la reglamentación de la profesión contable mediante la expedición de la Ley 58, en donde se crea la institución la revisoría fiscal. No obstante, estos primeros intentos de normalización solo se vieron reflejados en la década de los 50 en donde ocurrieron hechos trascendentales en la historia de la contabilidad en Colombia, destacándose la creación de la Junta Central de Contadores (1956) y la expedición de la Ley 45 en 1960 la cual reglamentó definitivamente el ejercicio de la profesión y fijó los requisitos necesarios para su práctica; actualmente sigue rigiendo esta Ley, con algunas adiciones o modificaciones dadas por:
DR 1462 DE 1961
DR 1109 DE 1963
DR 1776 DE 1973
DR907 DE 1983
DL 3410 DE 1983

En materia de regulación contable, el primer Decreto emitido fue el 2160 de 1986, sustituido por el Decreto 2649 y 2650 de 1993 mediante el cual se reglamentó la contabilidad mercantil y se expidieron las normas de contabilidad generalmente aceptadas incluyendo normas contables técnicas y normas sobre presentación de los estados financieros y sus revelaciones.

La mayor bondad de los decretos antes mencionados fue la armonización en Colombia de las normas de contabilidad y la presentación de los estados financieros; sin embargo la globalización de la economía y de los mercados financieros nos han llevado a la internacionalización de la contabilidad, Colombia comprometida con

este cambio, expidió la Ley 1314 de 2009 “Convergencia a Estándares Internacionales de Información Financiera”, es así como nuestro país entra a alinearse con los estándares internacionales.

Ayuda didáctica https://youtu.be/czaAX4EmlwY tomado del samara contable

ASPECTOS BÁSICOS DE LA EMPRESA Y LA CONTABILIDAD

EMPRESA

Las actividades económicas de los pueblos se canalizan a través de organizaciones humanas llamadas empresas en los más diversos campos productivos y de servicios.

Definición

Empresa es toda actividad económica que se dedica a producir bienes y servicios para venderlos y satisfacer las necesidades del mercado a través de establecimientos comerciales, con el propósito principal de obtener ganancias por la inversión realizada. 

Clasificación

Las empresas se clasifican considerando varios criterios: a. Por la actividad • Industriales. La actividad básica de este tipo de empresas es la producción de bienes mediante la transformación de materias primas.

Comerciales. Son aquellas que se dedican a la adquisición de bienes o productos, con el objeto de comercializarlos y obtener ganancias.

Servicios. La actividad económica de este tipo de empresas es vender servicios o capacidad profesional, es decir productos intangibles. 

b. Por el sector al que pertenecen

Públicas. Son empresas que pertenecen al Estado y se dedican a prestar servicios a la colectividad.

Privadas. El capital de este tipo de empresas pertenece a personas naturales o jurídicas del sector privado, la finalidad principal es obtener ganancias por la inversión realizada.

Mixtas. El capital de las empresas mixtas está constituido por aportes del sector privado y sector público.

c. Por el tamaño

Para clasificar las empresas según el tamaño se consideran varios criterios, como son: capital invertido, giro de operaciones, personal que labora, instalaciones, etc.

La clasificación más generalizada de las empresas según el tamaño es: • Pequeña empresa. Se considera pequeña empresa aquella que maneja escasos recursos económicos y humanos.

Mediana empresa. En este tipo de empresas la inversión de capital es considerable y el número de personal que labora se incrementa en relación con la pequeña empresa.

Grande empresa. Las inversiones son de mayor cuantía, por lo tanto las utilidades también son significativas, el personal que posee es especializado por departamentos.

d. Por la función económica

Primarias. Son las empresas de explotación (minera, forestal, productos del mar, etc.), las agropecuarias (agricultura y ganadería) y las de construcción.

Secundarias. Son aquellas empresas que se dedican a la transformación de materias primas. Ejemplo: empresas industriales. 

Terciarias. Son las empresas dedicadas exclusivamente a la prestación de servicios como salud, educación, transporte, hospedaje, seguros, financieros, etc.

e. Por la constitución del capital • Negocios personales o individuales. Se constituyen con un solo propietario.

• Sociedades o compañías. Se constituyen con el aporte de capital de varias personas naturales o jurídicas.

Las sociedades deben organizarse bajo una de las formas o especies determinadas en la Ley de Compañías, la misma que reconoce cinco clases:

a. Sociedad en nombre colectivo;

b. Sociedad en comandita simple y dividida por acciones;

c. Sociedad de responsabilidad limitada;

d. Sociedad anónima; 

e. Sociedad anónima simplificada

TEMA  DEFINICIÓN DE COMERCIO Y COMERCIANTE

COMERCIO: “Es toda negociación que involucra la compra, venta o intercambio de productos, bienes o servicios. Proviene del latín commercĭum, que significa ‘compra y venta de mercancía’.
En este sentido, como comercio también se puede denominar el conjunto de negociaciones que forman parte de dicho proceso.
Existen dos tipos básicos de comercio, que se distinguen entre sí por estar o no sujetos a los estatutos legales vigentes en materia comercial: el comercio formal y el comercio informal. El comercio informal será todo aquel que un individuo realice fuera de las estructuras formales del Estado, evadiendo el pago de impuestos y demás formalidades jurídicas. El ejemplo de comercio informal más común es aquel de los vendedores ambulantes, pero también aquel referido a negocios ilícitos, como la venta drogas prohibidas o el comercio de autopartes procedentes de robos o hurtos.
Por su parte, el comercio formal comprende aquel regulado por el Estado en el código de comercio, sujeto a la normativa legal vigente, y declarado con periodicidad ante los organismos fiscales competentes. La importancia del comercio formal es que este tiene la capacidad de impulsar la economía de un país, dinamizarla, diversificarla, y producir riqueza para sus ciudadanos”.

COMERCIANTE: Es aquella persona que se dedica de manera oficial a la actividad del comercio. Esto supone que compra y vende diferentes tipos de artículos o servicios con el objetivo de obtener una ganancia por actuar como intermediario entre quien produce el artículo o servicio y quien lo utiliza. El rol de comerciante es uno de los roles más importantes en la sociedad humana ya que a lo largo de la historia ha sido quien ha permitido conectar las materias primas con los usuarios, ofreciéndoles a estos muchas veces la posibilidad de conocer productos de otros ambientes o regiones


TÉCNICA Y CICLO CONTABLE

CONCEPTOS

CICLO CONTABLE es el proceso que debe seguirse para garantizar que todos los hechos económicos se reconozcan y se presenten correctamente en los estados financieros.
SOPORTE CONTABLE: son los documentos pertinentes que sirven de base para registrar las operaciones comerciales de una empresa.
CODIFICACIÓN: consiste en tomar cada documento soporte, analizar la operación y definir un código de cuenta de acuerdo al plan único de cuentas.
TRANSACCIÓN: Es una operación que realiza la empresa
RUBRO: Es cada uno de los renglones o partidas que se presentan en los estados financieros. Normalmente incluye el importe de un conjunto de cuentas y sub-cuentas cuyo origen y esencia es la misma.
CUENTA: es la unidad mínima de registro utilizada para contabilizar. Es el lugar en el que se anotan los aumentos o disminuciones de cada partida, provocados por los movimientos que se originan en una transacción.

CODIFICACIÓN DE CADA SOPORTE EN SUS OPERACIONES O TRANSACCIONES:

Es la asignación de código PUC a cada uno de los soportes obtenidos, el cual se determina mediante el análisis de las operaciones realizadas, que servirán para acumular los registros en el Comprobante de Contabilidad. Para lograrlo debe primero sustentarse en el plan único de cuentas y segundo aplicar la regla de oro de la contabilidad, teniendo en cuenta las normas básicas y los principios de reconocimiento y medición

Los planes de cuentas deberán atender los requerimientos del IASB para la contabilidad financiera y las medidas de OCDE de Gobierno corporativo para la contabilidad administrativa.


ECUACIÓN CONTABLE

La ecuación contable es una herramienta básica de la contabilidad que permite medir los cambios en el activo, pasivo y patrimonio. Esta ecuación matemática se fundamenta en que los valores y bienes de propiedad de la empresa (activos) provienen de dos fuentes de financiamiento: las deudas contraídas con terceros (pasivos) y los aportes de los propietarios (patrimonio).
El equilibrio o igualdad que existe en la ecuación contable es fundamental, el activo siempre será igual al pasivo más el patrimonio.


A C T I V O           =         PASIVO      +  PATRIMONIO
$ 20.000,00                        $ 50.000,00      $ 30.000,00


La ecuación contable se la presenta con la siguiente fórmula:

ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO

• Dinero en efectivo $ 12.000,00  Caja
• Dinero depositado en cuenta corriente $ 25.000,00  Bancos
• Escritorios y sillas $ 5.000,00  Muebles de oficina
Los valores y bienes antes indicados son a favor de la empresa, por lo tanto el activo totaliza $ 42.000,00, a los mismos que se les asigna el nombre de la cuenta contable respectiva.

Pasivo. Las empresas para el desarrollo de sus actividades solicitan préstamos a terceras personas, instituciones bancarias, realizan compras a crédito; estas obligaciones o deudas contablemente se denominan pasivo.

Ejemplo: La empresa “La Lojanita” solicita un préstamo en el Banco de Loja a un año plazo por $ 10.000,00, este crédito constituye el pasivo.

Préstamo en el Banco de Loja $ 10.000,00  Préstamo bancario por por pagar

De los datos anteriores tenemos:

Activo $ 42.000,00
(-)Pasivo $ 10.000,00
Diferencia $ 32.000,00

Patrimonio. Una parte del patrimonio constituyen los aportes realizados por los socios (compañía), o el dueño (negocio individual) que se denomina capital. En el ejemplo que venimos tratando existe una diferencia entre el activo ($ 42.000,00) y pasivo ($ 10.000,00) de $ 32.000,00, que representa el capital.
De la información antes citada se desprende que los
activos ascienden a $ 42.000,00 los pasivos a $ 10.000,00 y el patrimonio $ 32.000,00.

través de manejos matemáticos, la ecuación contable permite calcular cualquiera de sus elementos, así tenemos:
PASIVO = ACTIVO - PATRIMONIO
$ 10.000,00 = $ 42.000,00 - $ 32.000,00

PATRIMONIO = ACTIVO - PASIVO
$ 32.000,00 = $ 42.000,00 - $ 10.000,00

Los datos de la ecuación contable, constituyen la información financiera que dispone la empresa a una fecha determinada, la misma que se presenta a través del Estado de Situación Financiera

“La Lojanita”

Balance general

Al ............. de ...................... de 200X

ACTIVO                                PASIVO
Caja $ 12.000,00                   Préstamo bancario por pagar  $ 10.000,00
Bancos 25.000,00                       PATRIMONIO
Muebles de oficina 5.000,00        Capital                                 32.000,00
Total activo 42.000,00                Total pasivo y patrimonio 42.000,00

IMPORTANTE. Nótese que la sumatoria del lado izquierdo (activo) y del lado derecho (pasivo y patrimonio) de la ecuación contable es igual, regla que debe cumplirse siempre.

Cambios de la ecuación contable

Todas las empresas realizan una serie de actividades económicas con sus clientes, con sus proveedores, solicitan créditos en instituciones financieras, etc., las mismas que tienen efectos sobre la ecuación contable.
La serie de cambios que pueden ocurrir en la ecuación contable, se demuestra a continuación:
Incremento del activo y patrimonio

Partiendo de la información del balance general anterior, se admite un nuevo socio en la empresa, quien aporta con un vehículo valorado en $ 12.000,00. Realizando un análisis se concluye que la empresa incrementó sus activos en $ 12.000,00 y su patrimonio en la misma cantidad $ 12.000,00.
El efecto de la transacción en la ecuación contable es:

ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO
$ 12.000,00 (+) = $ 0,00 + $ 12.000,00 (+)
La información
Disminución del activo y pasivo
Supongamos que la empresa cancela en efectivo $ 4.000,00 del préstamo bancario por pagar. En este caso se disminuye el activo y pasivo en $ 4.000,00.
El efecto de la transacción en la ecuación contable es:
ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO
$ 4.000,00 (-) = $ 4.000,00 (-) $ 0,00

La información del nuevo balance general es:

“La Lojanita”

Balance general

Al ............. de ...................... de 200X

ACTIVO                                  PASIVO
Caja $ 8.000,00                        Préstamo bancario por pagar $ 6.000,00
Bancos 25.000,00
Muebles de oficina 5.000,00
Vehículo 12.000,00                           
                                                  PATRIMONIO
                                                  Capital                                     44.000,00
Total activo 50.000,00                Total pasivo y patrimonio         50.000,00

Incremento del activo y pasivo y disminución del activo La empresa adquiere un terreno por $ 40.000,00, cancela $ 5.000,00 con cheque y por la diferencia obtiene un préstamo en el Banco de Loja con hipoteca. Con este ejemplo la empresa por un lado incrementa el activo por el terreno adquirido en $ 40.000,00, por otro lado incrementa su pasivo por el préstamo hipotecario solicitado en el Banco por $ 35.000,00 y disminuye su activo en $ 5.000,00 por el valor cancelado con cheque.

El efecto de la transacción en la ecuación contable es:
ACTIVO =                                   PASIVO + PATRIMONIO
$ 40.000,00 (+)
5.000,00 (-)                               = $ 35.000,00 (+) + $ 0,00

“La Lojanita”

Balance general

Al ............. de ...................... de 200X

ACTIVO                                          PASIVO
Caja $ 8.000,00                               Préstamo bancario por pagar $ 6.000,00
Bancos 20.000,00                            Hipoteca por pagar                 35.000,00
Muebles de oficina 5.000,00
Vehículo 12.000,00                          PATRIMONIO
Terreno 40.000,00                           Capital                                   44.000,00
Total activo 85.000,00                     Total pasivo y patrimonio        85.000,00

Incremento y disminución del activo
Se adquiere un equipo de computación por $ 800,00, se cancela con cheque. En este caso se incrementa el activo por la compra del equipo de computación y se disminuye por el mismo valor ya que se cancela con cheque.

El efecto de la transacción en la ecuación contable es:
ACTIVO =            PASIVO +    PATRIMONIO
$ 800,00 (+)          = $ 0,00 +      $ 0,00
800,00 (-)
                       
La información del nuevo balance general es:

“La Lojanita”

Balance general

Al ... de ............... de 200X

ACTIVO                                                          PASIVO
Caja $ 8.000,00                                               Préstamo bancario por pagar   $ 6.000,00
Bancos 19.200,00                                            Hipoteca por pagar                  35.000,00
Muebles de oficina 5.000,00
Equipo de computación 800,00
Vehículo 12.000,00                                         PATRIMONIO
Terreno 40.000,00                                          Capital                                       44.000,00
Total activo 85.000,00                                    Total pasivo y patrimonio            85.000,00

Con los ejemplos presentados se pretende demostrar que las diferentes transacciones realizadas modifican los saldos de las cuentas, respetando el equilibrio de la ecuación contable, la suma de los activos siempre será igual a la suma del pasivo y el patrimonio.

Ayuda didáctica   https://youtu.be/wcmJJbAVzq4  tomado de youtube 

LA PARTIDA DOBLE

En la contabilidad, se realizan los asientos contables basados en el método de la partida doble, que consiste en registrar por medio DEBE y HABER, los efectos que producen las operaciones en las diferentes cuentas contables, que afectan los estados financieros, de manera que siempre exista la igualdad entre las sumas del debe y el haber.

Sistema de la partida doble Es el principio que rige el riesgo contable de las operaciones contables de una empresa que establece que el valor de los cargos debe ser igual al valor de los

Esta manera de registrar las operaciones fue concebida por primera vez Luca Pacioli dando origen a la TEORÍA DE LA PARTIDA DOBLE, la cual está basada en la ley de CAUSALIDAD (DUALIDAD) que afirma que toda causa tiene su efecto, y el EQUILIBRIO MATEMATICO que indica que la suma de los débitos debe ser igual a la suma de los créditos.
Cada valor es el resultado de una acción u hecho económico, y con base en él hace el registro contable pertinente, teniendo en cuenta los principios de la partida pertinente.
Los siguientes son algunos de los principios fundamentales de la partida doble:
1. “Quien recibe debe a quien entrega, es decir quien recibe es deudor y quien entrega es acreedor”.
2. “No existe deudor sin acreedor, ni acreedor sin deudor”, este es el principio de la reciprocidad.
3. “Todo valor que entra debe ser igual al valor que sale”, es la base del equilibrio de la ecuación patrimonial).
4. “Una cuenta da al tiempo que otra cuenta recibe”, es decir todo valor que ingresa debe salir de otra cuenta.

La partida doble indica que por cada aumento en el activo, hay un aumento en las cuentas de pasivo y
patrimonio, de igual manera una disminución en las cuentas del activo traen consigo una disminución en las
cuentas de pasivo y patrimonio; es decir, si una cuenta se afecta en su lado positivo, la otra se debe afectar en su lado negativo.
La partida doble se compone de una cuenta, que es el elemento básico y central en la contabilidad.
La cuenta contable es la representación valorada en unidades monetarias, de cada uno de los elementos
que componen los estados financieros (activos, pasivos, patrimonio, ingresos y gastos) la cual debe tener:
1. un nombre,
2. un código
3. un valor negativo* y
4. otro valor positivo*
* (DEBE y HABER).
Cada cuenta se puede representar en una T, se identifican dos partes, la parte izquierda de la T conocida también
como DEBE o DEBITO y la parte derecha de la T conocida como HABER o CREDITO, generalmente en la parte
superior de la T va el nombre de la respectiva cuenta. Su representación gráfica es la siguiente

El funcionamiento de la partida doble consiste en registrar un valor en por lo menos dos cuentas; sin embargo,
en algunos casos se pueden afectar más de dos cuentas, pero aun así, los débitos y los créditos de las cuentas
afectadas deben ser iguales, esto permite conservar el equilibrio matemático.
Esta técnica unida a los elementos de los estados financieros, la podemos representar de la siguiente manera:

Al momento de realizar los registros contables, es necesario analizar las operaciones o transacciones realizadas, determinando la causa y el efecto que producen en las cuentas de activo, pasivo, patrimonio, ingresos y gastos. Es decir, para determinar si la cuenta aumenta o disminuye, teniendo en cuenta las siguientes reglas sobre débitos y créditos:
PATRIMONIO

PATRIMONIO

                                                                      4 INGRESOS

                                                                      5 GASTOS

                                          Tomado de yotobe elsamara contable

                                           https://youtu.be/dVEiJYjPKhs