Siempre que una empresa se dedica a la compraventa de mercancías, por lo general sucede que al final del periodo contable queda una parte sin venderse. Estas mercancías no vendidas se conocen como inventario de mercancías. El inventario final de un periodo contable se convertirá en el inventario inicial del siguiente. La cuenta Inventario de mercancías está clasificada como un activo circulante y aparecerá en el balance general en este rubro. Sin embargo, en este punto es importante resaltar que existen dos sistemas de registro para la contabilización de las mercancías:
el periódico y el perpetuo, que se analizarán a continuación.
Las empresas comercializadoras se caracterizan por la partida denominada inventarios, que se emplea para registrar la existencia de mercancías disponibles para la venta. En este capítulo se analizan a profundidad los sistemas de registro de inventarios, los métodos para valuar dicha partida, los sistemas de estimación de inventarios y las normas de información financiera aplicables. Al entender y conocer los conceptos fundamentales sobre la contabilización de los inventarios, se tendrá mayor habilidad para analizar e interpretar los estados financieros.
La partida de inventarios está constituida por los bienes de una empresa destinados a la venta o producción para su posterior venta, así como los materiales o suministros que se consumen en el proceso de producción
De acuerdo con la norma internacional de contabilidad núm. 2, relativa a inventarios, los “inventarios son activos: a) poseídos para ser vendidos en el curso normal de la operación; b) en proceso de producción con vistas a esa venta, y c) en forma de materiales o suministros para ser consumidos en el proceso de producción o en la prestación de servicios.
Sistemas de registro de inventario
Uno de los principales objetivos de un sistema contable es facilitar información financiera para que accionistas, acreedores y demás usuarios puedan analizar los resultados del negocio y evaluar el potencial futuro de la compañía. Esta información se presenta al final de cada periodo en los estados financieros, por lo cual todos los procedimientos de generación de información contable para la elaboración de los estados financieros deben ir encaminados a generarla de manera confiable y oportuna.
Como se mencionó anteriormente, en lo que se refiere a la partida de inventarios, existen dos sistemas de registro, los cuales ayudarán a la empresa comercial a efectuar los registros de esta partida y a calcular el costo de la mercancía vendida conforme al giro al que corresponda. Estos dos sistemas se denominan perpetuo y periódico.
Sistema perpetuo
El sistema de registro perpetuo mantiene un saldo actualizado de la cantidad de mercancías en existencia y del costo de la mercancía vendida. Cuando se compra mercancía, aumenta la cuenta de Inventario de mercancías; cuando se vende, disminuye y se registra el costo de la mercancía vendida. En cualquier momento se puede conocer la cantidad de mercancías en existencia y el costo total de las ventas del periodo, por ello se le nombra perpetuo. En este sistema no se utilizan las cuentas de Compras, Fletes sobre compras, Devoluciones y bonificaciones sobre compras o Descuentos sobre compras. Cualquier operación que represente cargos o abonos a estas cuentas se registrarán directamente en la cuenta Inventario de mercancías.
Sistema periódico
El sistema de registro periódico no mantiene un saldo actualizado de las mercancías en existencia. Siempre que se compran mercancías para revenderse se hace un cargo a la cuenta de Compras. Las cuentas Devoluciones y bonificaciones sobre compras, Descuentos sobre compras y Fletes sobre compras se utilizan para devoluciones, descuentos recibidos por pronto pago y cargos de fletes en que se incurre al transportar mercancías. Como consecuencia de lo anterior, es necesario hacer un conteo físico para determinar las existencias de mercancías al finalizar el periodo. Cuando se aplica el sistema periódico no se registra el costo de la mercancía vendida cada vez que se efectúa una venta, sino hasta el fin del periodo.
Compras y cuentas afines
Compras
Una empresa comercial compra artículos con el propósito de revenderlos. El costo de la mercancía
comprada se lleva a una cuenta llamada Compras si se trata del sistema periódico.
Si se utiliza el sistema perpetuo, la cuenta de Compras es reemplazada por la cuenta Inventario. Enel momento de vender, las compras se convertirán en un gasto aun cuando se les denominará y clasificará como la cuenta Costo de ventas. Esta cuenta aparecerá en el estado de resultados y se cierra al término del periodo contra la cuenta Pérdidas y ganancias.
La cuenta Compras sólo se usa para registrar las compras de artículos destinados a ser vendidos dentro de las operaciones normales de la empresa. Cuando se compran artículos que se utilizarán en la operación del negocio, el cargo debe hacerse a una cuenta de activo. Por ejemplo, cuando se compran materiales de oficina se hace un cargo a la cuenta Materiales de oficina. Cuando la compra es de mercancías, se carga la cuenta de Compras o Inventario, según sea el sistema de registro utilizado, y se acredita la cuenta de Bancos o Proveedores, en el caso de que se haya hecho a crédito.
Ejemplo 1
El 10 de enero de 200X, la empresa Vidrioclaro, S.A. responsable compra mercancía con un valor de $1.000.000 a Kristal, S.A. responsable a crédito, con condiciones 2/10, n/30. El análisis de la transacción se presenta enseguida:
Análisis de información
ACTIVO: Mediante el sistema periódico aumentará la cuenta de Compras, sin embargo, si el sistema de registro es el perpetuo, aumentará la cuenta de Inventarios por la compra de mercancía.
PASIVO: Debido a que la compra se realizó a crédito, se debe aumentar la cuenta de Proveedores para registrar la obligación de pago que contrae Vidrioclaro, S.A.
143535 Inventarios 1.000.000
240801 Iva descontable 190.000
246540 Retención compras 25.000
220501 Proveedores 1.165.000
Devoluciones sobre compras
En ciertas ocasiones, las compañías tienen que devolver algunas mercancías compradas debido a que llegan dañadas por mal embarque, por estar defectuosas, por haber comprado más de las necesarias, etc. Una vez que el vendedor está de acuerdo en aceptar la devolución y acreditarla en cuenta, se hace un cargo a Proveedores y se abona a Devoluciones y bonificaciones sobre compras, si se tratara del sistema periódico; si fuese el sistema perpetuo, debería abonarse a la cuenta Inventarios.
El 15 de enero, Vidrioclaro, S.A. devolvió mercancía defectuosa adquirida el 10 de enero a
Kristal, S.A. con un valor de $ 300.000
Análisis de la información
PASIVO: Disminuye la cuenta de Proveedores por la devolución de la mercancía que había sido adquirida a crédito.
ACTIVO: En el sistema de registro periódico, disminuye la cuenta de Compras mediante
un abono a la contra cuenta llamada Devoluciones sobre compras. En el sistema de registro
perpetuo, el registro es muy similar, con la diferencia de que se abona a la cuenta de
Inventarios.
143535 Inventarios 300.000
240801 Iva por devolución 57.000
246540 RTf compras 7.500
220501 Proveedores 349.500
Descuentos sobre compras
Para alentar a los clientes a pagar pronto sus deudas, a menudo se les hace un descuento por pronto pago, es decir, si éste se efectúa dentro de un número determinado de días a partir de la fecha de la venta. La empresa que ofrece el descuento por pronto pago debe presentar las condiciones de pago de la factura. Algunos ejemplos comunes de condiciones de descuento por pronto pago son:
2/10, n/30. El comprador puede deducir 2% del importe del adeudo si paga dentro de los primeros 10 días siguientes a la fecha de la factura. Para aprovechar el descuento es necesario pagar el total de la factura. Si el cliente no paga dentro de los 10 días, el neto (n), o sea, el monto total, deberá pagarse dentro de los días 11 a 30 siguientes a la fecha de la factura.
2/10, 1/15, n/30. El comprador puede deducir 2% del importe del adeudo si paga dentro de los primeros 10 días siguientes a la fecha de la factura; 1% si paga dentro de los 11 a 15 días siguientes, o pagar el importe neto dentro de los 16 a 30 días a partir de la fecha de la factura
El descuento por pronto pago se registra en una cuenta llamada Descuentos sobre compras. A continuación se muestra un ejemplo del registro de un descuento sobre compras.
Ejemplo 3
El 20 de enero de 200X, Vidrioclaro, S.A. liquida su deuda con Kristal, S.A. mediante cheque número 7910. Las condiciones de venta, según el ejemplo 1, fueron de 2/10, n/30 y el pago se realiza 10 días después de la fecha de venta, por tanto, se tiene derecho al descuento por pronto pago.
Análisis de la información
PASIVO: Disminuye la cuenta de Proveedores porque se liquida el adeudo que se tenía con Kristal, S.A., indistintamente del sistema de registro de inventarios que se utilice.
ACTIVO: Disminuye la cuenta de Bancos por el pago realizado con la cuenta bancaria del negocio. Si Vidrioclaro, S.A. emplea el sistema periódico, el registro del descuento por la compra se deberá realizar mediante un abono a la cuenta de Descuento sobre compras, sin embargo, si emplea el sistema de perpetuo, el registro se debe realizar mediante un abono a la cuenta de Inventarios.
220505 Proveedores 815.500
421040 Descuentos 20.000
111005 Banco 795.500
Ventas y cuentas afines
Ventas
Ésta es la cuenta que se utiliza para registrar la venta de mercancías, cuya contabilización se realiza en forma similar al registro de los ingresos por servicios. Cuando se venden mercancías se hace un cargo a la cuenta Bancos o a Clientes, si es que la venta es a crédito y se abona a Ventas. En el caso del sistema de inventario perpetuo, el asiento de la venta se registra de la misma manera, pero se hace un asiento adicional para registrar en ese momento el costo de la mercancía vendida. Dicho registro se hace mediante un cargo a la cuenta de Costo de ventas y un abono a Inventario.
Ejemplo 4
El 10 de enero de 200X, Vidrioclaro, S.A. responsable vendió a crédito a Constructores del Norte, S.A. cinco vitrales para ventana a $11.000.000 cada uno. Las condiciones de venta fueron 2/10, n/30. El costo
de los vitrales es de $5.500.000 cada uno.
Análisis de la información
ACTIVO: Aumenta la cuenta de Clientes por la venta de mercancía a crédito.
INGRESOS: Aumenta la cuenta de Ventas para registrar la transacción de venta de mercancías
a crédito.
Sólo en caso de que Vidrioclaro, S.A. utilizara el sistema de inventarios perpetuo se tendría que hacer el análisis y registro de un asiento contable adicional, referente al costo de ventas y al inventario.
ACTIVO: Disminuye el Inventario con la venta de mercancías. Aumenta la cuenta de Costo de ventas mediante un cargo.
413535 Ventas 55.000.000
240801 Iva generado 10.450.000
135515 Anticipo renta 1.375.000
130505 Clientes nacionales 64.075.000
613535 Costo mercancía 27.500.000
143535 Inventario 27.500.000
En este punto es importante mencionar que la cuenta Ventas sólo se utiliza para las mercancías y productos destinados a la venta. Cuando una empresa vende algún activo fijo u otro tipo de activo, se hace un cargo a las cuentas Bancos o Cuentas por cobrar y se abona a la cuenta del activo que se vende. Este tipo de transacciones se verá con detalle en capítulos posteriores.
Devoluciones sobre ventas
Siempre que una empresa realiza ventas de mercancías, existen clientes que devuelven todo o parte de los artículos comprados. Las devoluciones se deben a varias razones: la mercancía puede haberse dañado en el embarque, los clientes pueden haber cambiado de idea y no quieren o no necesitan los productos o pueden haber comprado más de lo que hacía falta. Se utiliza una cuenta especial denominada Devoluciones y bonificaciones sobre ventas para registrar las devoluciones y conocer en cualquier momento la cantidad de productos devueltos. Si hay demasiadas devoluciones, tal vez sea necesario tomar medidas para eliminar o reducir el monto de las mismas, antes de que se vuelvan excesivas. Las devoluciones son costosas para una compañía por el gasto extraordinario que representa el registro, empaque, manipulación y embarque de la mercancía. Cuando se emplea el sistema periódico no se realiza el registro de la entrada al almacén por una devolución, pero en el sistema de registro perpetuo es necesario registrar la operación.
Ejemplo 5
El 12 de enero de 200X, Constructores del Norte, S.A. devolvió uno de los vitrales adquiridos el 10 de enero.
Análisis de la información
INGRESOS: Las ventas disminuyen por la devolución de la mercancía, para ello se emplea la cuenta Devoluciones y bonificaciones sobre ventas que se debe cargar.
ACTIVO: La cuenta de Clientes, en la cual se registró la venta a crédito, se debe disminuir por la devolución hecha.
Sólo en caso de que Vidrioclaro, S.A. utilizara el sistema de registro perpetuo, se tendría que hacer el análisis y registro de un asiento contable adicional, referente a la devolución de mercancías.
ACTIVO: Aumenta el Inventario por la devolución de mercancías.
Disminuye la cuenta de Costo de ventas mediante un abono.
417501 Devolución en ventas 11.000.000
240801 Iva por devolución 2.090.000
135515 Anticipo 275.000
130505 Clientes nacionales 12.815.000
613535 Costo mercancía 5.500.000
143505 Inventario 5.500.000
Descuentos sobre ventas
Los descuentos sobre ventas son los que se mencionaron anteriormente en la sección de descuentos sobre compras, sólo que ahora es desde el punto de vista de quien vende la mercancía.
La cuenta Descuentos sobre ventas es compensatoria de ingresos y debe presentarse en el estado de resultados como una deducción de la cuenta de ventas.
Ejemplo 6
El 21 de enero, Constructores del Norte, S.A. paga su deuda con Vidrioclaro y aprovecha el descuento por pronto pago.
Análisis de la información
ACTIVO: Aumenta la cuenta de Bancos por la entrada de efectivo a la cuenta de Vidrioclaro, S.A.
INGRESOS: Las ventas disminuyen a través de la cuenta de Descuento sobre ventas debido
a que el cliente aprovechó esta opción de pago.
ACTIVO: Disminuye la cuenta de Clientes debido a que se efectuó el pago de esta transacción.
130505 Clientes 51.260.000
531040 Descuentos 1.100.000
111005 Bancos 50.160.000
Valuación del inventario
Primeras entradas, primeras en salir (PEPS)
Cuando se aplica el método de primeras entradas, primeras salidas o método PEPS de valuación de inventarios, se supone que las primeras mercancías compradas son las primeras que se venden. Por lo tanto, las mercancías en existencia al final del periodo serán las últimas, es decir, las de compra más reciente, valoradas al precio actual o al último precio de compra. Este método refleja al final un mayor saldo de inventarios (sobrevaluado) y un costo de ventas menor (subvaluado).
Con la misma información de Harinera La Providencia, el cálculo del inventario final, de acuerdo con el método PEPS, debe efectuarse como sigue:
Promedio ponderado
El método ponderado para valuación de inventarios reconoce que los precios varían, según se adquieren las mercancías durante el periodo. Por lo tanto, de acuerdo con este método, las unidades del inventario final deben ser valoradas al costo promedio por unidad de las existencias disponibles durante todo el año. Antes de calcular el valor del inventario final mediante el método del promedio ponderado, es necesario determinar el costo promedio por unidad, que después se aplicará al número de unidades del inventario final.
Con la misma información de Harinera La Providencia se calcula el inventario final con el método del promedio ponderado, de la forma siguiente:
Sistema periódico
El sistema de registro periódico no mantiene un saldo actualizado de las mercancías en existencia. Siempre que se compran mercancías para revenderse se hace un cargo a la cuenta de Compras.
Las cuentas Devoluciones y bonificaciones sobre compras, Descuentos sobre compras y Fletes sobre compras se utilizan para devoluciones, descuentos recibidos por pronto pago y cargos de fletes en que se incurre al transportar mercancías. Como consecuencia de lo anterior, es necesario hacer un conteo físico para determinar las existencias de mercancías al finalizar el periodo. Cuando se aplica el sistema periódico no se registra el costo de la mercancía vendida cada vez que se efectúa una venta, sino hasta el fin del periodo.
Costo de la mercancía vendida y utilidad bruta
En el estado de resultados de una empresa comercial se incluye una sección para explicar la determinación del costo de la mercancía vendida. Este costo se rebaja de las ventas netas para obtener la utilidad bruta, a la cual se le restan los otros gastos del periodo para determinar la utilidad neta. Para calcular el costo de la mercancía vendida se utilizan la cuenta Compras y cuentas afines, así como los inventarios inicial y final. En el sistema perpetuo esto no es necesario debido a que el saldo del costo de ventas ya se tiene. La fórmula para determinar el costo de la mercancía vendida es:
Inventario inicial
1 Compras brutas
1 Fletes sobre compras
2 Descuento sobre compras
2 Devoluciones y bonificaciones sobre compras
5 Costo de las mercancías disponibles
2 Inventario final
5 Costo de ventas
Compras y cuentas afines
Compras
Una empresa comercial compra artículos con el propósito de revenderlos. El costo de la mercancía comprada se lleva a una cuenta llamada Compras si se trata del sistema periódico.
La cuenta Compras sólo se usa para registrar las compras de artículos destinados a ser vendidos dentro de las operaciones normales de la empresa. Cuando se compran artículos que se utilizarán en la operación del negocio, el cargo debe hacerse a una cuenta de activo. Por ejemplo,
cuando se compran materiales de oficina se hace un cargo a la cuenta Materiales de oficina.
Cuando la compra es de mercancías, se carga la cuenta de Compras y se acredita la cuenta de Bancos o Proveedores, en el caso de que se haya hecho a crédito
Ejemplo 1
El 10 de enero de 200X, la empresa Vidrioclaro, S.A. compra mercancía con un valor de $70 000 a Kristal, S.A. a crédito, con condiciones 2/10, n/30. El análisis de la transacción se presenta Sistema de inventario periódico.
Enero 10, 200X
Compras 70 000 Inventarios 70 000
Proveedores 70 000
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