La guía denominado: Elaboración de documentos contables comprende dos Unidades: Elaboración de documentos comerciales con tables y no contables y Títulos valores.
La primera de ellas, como su título lo indica, está encaminada a proporcionar los contenidos sobre dos tipos de documentos: contables y no contables.
En la guía anterior que usted estudió, se dijo que el trabajo contable se desarrolla con base en una serie de documentos que le suministran información y que se generan en el transcurso de las operaciones comerciales. Parte de estos documentos son los que usted va a ver aquí.
Algo importante de tener en cuenta es que los formatos que aquí se exponen pueden variar en su forma de empresa a empresa, pero los contenidos son los mismos. No se extrañe, cuando conozca otros un poco diferentes.
Como se dijo en ocasiones anteriores, en el desarrollo de los contenidos se introducen ciertos términos técnicos que usted debe ir aprendiendo, cuyo significado encuentra a pie de página.
Le sugerimos realizar a conciencia cada uno de los autocontroles y actividades prescritas.
Los Documentos Comerciales
En el desarrollo de las operaciones comerciales se utiliza una serie de documentos, que a la vez que contienen la información de base para dichas transacciones, sirven de soporte para el trabajo contable.
El siguiente cuadro muestra la manera como pueden clasificarse los documentos comerciales.
1. No contables
a. La cotización
b. La orden de compra
c. La remisión
2. Contables
a. Comprobante de ingreso o recibo de caja
b. Recibo de consignación bancaria
c. Comprobante de egreso o de pago
d. Factura
e. Entrada de almacén
f. Notas débito
g. Notas Crédito
h. Notas de contabilidad
3. Títulos valores
a. Cheques
b. Letras de cambio
c. Pagarés
d. Bonos
e. Factura cambiaría de compra y venta
f. Certificado de depósito
La cotización
Cuando una empresa o persona desea comprar mercancías u otra clase de bienes, solicita información a los proveedores; la empresa produce una cotización, es decir, un documento en el cual aparecen algunos datos, como:
— Descripción y precio del artículo
— Fecha de entrega
— Forma de pago
— Tiempo de validez de la cotización
Aunque este documento tiene como finalidad básica proporcionar información, es fundamental para tomar decisiones sobre compras, pues al recoger varias cotizaciones de un mismo producto, se tiene la oportunidad de escoger la mejor propuesta.
2. Orden de Compra
Una vez recibidas y estudiadas las cotizaciones, se toma la decisión de compra. Entonces la empresa elabora un pedido en el cual se especifica:
—Número de orden de compra
—Descripción del producto
— La cantidad y el precio unitario.
— Observaciones:
Fecha de despacho
Vía de despacho
Forma de pago
Observe el formato de "pedido" e identifique cada uno de los datos mencionados que aparece en la siguiente página.
3. La remisión
La empresa (proveedor) al recibir el pedido ordena el despacho de la mercancía solicitada por el cliente y elabora una nota de remisión en la cual se detalla:
— El artículo despachado con todas sus características.
— La cantidad despachada.
— Número del pedido en el cual se hizo la solicitud de compra.
— La vía por la cual ha sido despachada la mercancía
Documentos contables
Son aquellos que permiten efectuar el registro en los libros de la empresa. Son soporte de operaciones comerciales ya efectuadas y sirven además para comprobar que la operación si se llevó a cabo.
Los más usuales son:
Comprobante de ingreso o recibo de caja
Recibo de consignación bancaria
Comprobante de egreso o de pago
Factura
Entrada a almacén
Notas débito
Notas crédito
Notas de contabilidad
Todos ellos son muy sencillos y basta observarlos con atención para recordar su elaboración.
1. El comprobante de ingreso
También se le denomina recibo de caja.
Es el recibo que se expide, cuando por cualquier concepto se recibe dinero en la empresa (efectivo y cheques).
Debe contener la siguiente información
Fecha de pago
Nombre de quien se recibió el pago
Concepto de pago
Valor en letras y en números
Recibo de caja
2. Recibo de consignación bancaria
Es el comprobante en el cual se relacionan los depósitos de dinero (efectivo y cheques) que hacen las empresas y personas en las cuentas corrientes que tienen en las entidades bancarias.
Cada banco tiene su propio formato, pero en términos generales todos con
En este documento se detallan
1. Nombre y número bajo los
cuales figura la cuenta
2. Cantidad consignada tanto
en efectivo como en cheques
3. Firma del tesorero o de quien
hace el depósito
Recibo de consignación bancaria
Comprobante de egreso o de pago
Factura
Entrada a almacén
Notas débito
Notas crédito
Notas de contabilidad
Todos ellos son muy sencillos y basta observarlos con atención para recordar su elaboración.
1. El comprobante de ingreso
También se le denomina recibo de caja.
Es el recibo que se expide, cuando por cualquier concepto se recibe dinero en la empresa (efectivo y cheques).
Debe contener la siguiente información
Fecha de pago
Nombre de quien se recibió el pago
Concepto de pago
Valor en letras y en números
Recibo de caja
2. Recibo de consignación bancaria
Es el comprobante en el cual se relacionan los depósitos de dinero (efectivo y cheques) que hacen las empresas y personas en las cuentas corrientes que tienen en las entidades bancarias.
Cada banco tiene su propio formato, pero en términos generales todos con
En este documento se detallan
1. Nombre y número bajo los
cuales figura la cuenta
2. Cantidad consignada tanto
en efectivo como en cheques
3. Firma del tesorero o de quien
hace el depósito
Existen dos formatos suministrados por el banco:
a. Uno, que se utiliza para las consignaciones en efectivo y cheques de bancos locales.
Ejemplo: El 18 de septiembre de 1983, se consignan en la cuenta No. 140-00168-6, sucursal Chapinero, del Banco de los Trabajadores $5.000.oo en efectivo, $15.000.00 en cheque del Banco de Colombia y $20.000.oo del Banco de Bogotá. La cuenta pertenece a Carvajal S.A.
Consignación
3. Comprobante de egreso
Llamado también comprobante de pago, es un documento que elabora la empresa cuando efectúa pagos por cualquier concepto. Generalmente las empresas cancelan sus obligaciones con cheque, el cual queda duplicado en el encabezamiento del comprobante de egreso.
a. Uno, que se utiliza para las consignaciones en efectivo y cheques de bancos locales.
Ejemplo: El 18 de septiembre de 1983, se consignan en la cuenta No. 140-00168-6, sucursal Chapinero, del Banco de los Trabajadores $5.000.oo en efectivo, $15.000.00 en cheque del Banco de Colombia y $20.000.oo del Banco de Bogotá. La cuenta pertenece a Carvajal S.A.
Consignación
3. Comprobante de egreso
Llamado también comprobante de pago, es un documento que elabora la empresa cuando efectúa pagos por cualquier concepto. Generalmente las empresas cancelan sus obligaciones con cheque, el cual queda duplicado en el encabezamiento del comprobante de egreso.
Debe contener:
Nombre de la entidad o persona
a quien se le hace el pago.
Concepto del pago.
Su valor en letras y números.
Debe firmar quien recibe el pago y
colocar el número de su cédula.
Si es una empresa, debe colocar
el sello y el número del NIT
Comprobante de Egreso
4. La factura
Es el documento en el cual se describe la mercancía vendida o el servicio prestado; en ella se encuentra además lo siguiente:
1. Valor por artículo
2. Valor total de la compra
3. Descuentos concedidos
4. Valor de los fletes, si los hay
5. Condiciones de pago
La factura es la base para el asiento contable, tanto del comprador como del vendedor.
Nota en este momento la factura se elabora de forma electrónica según normas:
En este espacio encontrará la normatividad relacionada con factura electrónica.
Estatuto Tributario
Artículo 511. Deber de entregar factura o documento equivalente.
Artículo 615. del Estatuto Tributario-obligados a expedir y entregar factura o documento equivalente.
Artículo 616-1. Factura o documento equivalente.
Artículo 616-4. Proveedores autorizados, obligaciones e infracciones.
Artículo 617. Requisitos de la factura para efectos tributarios.
Artículo 618. La factura o documento equivalente, exigible por los adquirentes.
Artículo 684-2. La DIAN puede prescribir sistemas técnicos de control a determinados contribuyentes o sectores.
Artículo 684-4. Sanciones aplicables a los proveedores autorizados.
Ley 962 de 2005. Artículo 26 - factura electrónica.
Decreto Único Tributario 1625 de 2016. Artículo 1.6.1.4.1.1. hasta el 1.6.1.4.1.20.
Resolución 000019 del 24 Febrero de 2016. Reglamentó el Decreto 2242 de 2015, que fue compilado en el Decreto 1625 de 2016.
Resolución 0055 del 14 de julio de 2016. Reglamenta el servicio técnico de solicitud de numeración de facturas.
Concepto 0907 del 16 de septiembre de 2016. Se pronuncia sobre el requisito de activos fijos que debe acreditar un solicitante de autorización como proveedor tecnológico.
Resolución 000010 del 6 de febrero de 2018.
Resolución 000072 del 29 de diciembre de 2017.
Listado Obligados Resolución 000072 del 29 de diciembre de 2017.
Decreto 2242 de 2015
Decreto 1625 de 2016
Resolución 0000062 del 30 de noviembre de 2018
Resolución 000001 del 03012019. Mediante la cual se señalan las reglas y validaciones aplicables a la Factura Electrónica de que trata el artículo 616-1 del Estatuto Tributario
Resolución 000002 del 03012019, Por la cual se selecciona un grupo de sujetos obligados a facturar electrónicamente y se establecen los requisitos que aplican en caso de impedimento, inconvenientes tecnológicos y/o de tipo comercial.
Resolución 000013 del 15-02-2019, Por la cual se modifica el artículo 11 de la resolución 000019 del 24 de febrero de 2016, los artículos 6o y 8o de la Resolución 000055 del 14 de julio de 2016 y se derogan algunas disposiciones.
Factura
5. Entrada a almacén
Es un documento que debe ser elaborado por el almacenista, con el fin de dar ingresos al kárdex a la mercancía recibida. Por cada factura de mercancías que reciba la empresa, debe elaborar una nota de entrada de almacén.
Debe contener
1. Descripción y cantidad de artículos recibidos
2. Si la entrega del pedido es total o parcial.
3. Nombre del proveedor.
4. Número de la orden de compra
Estas notas de entrada deben ser prenumeradas.
Ejemplo: El 20 de marzo de 1983, el almacén La Venta, recibe su pedido No. 2356 de almacén El Mueble, consistente en un escritorio tipo ejecutivo $40.000.oo; dos escritorios tipo secretaria $28.000.oo cada uno; un escrito rio tipo contador $35.000.oo. Se elabora la entrada a almacén No. 003.
Entrada de almacén
6. Notas débito y crédito
Cuando por cualquier concepto sea necesario modificar el valor de una transacción ya registrada o contabilizada, que se relacione con clientes o proveedores (generalmente), se debe elaborar una nota en la que se especifique la razón por la cual se hace la modificación y si el valor se debe cargar o abonar a la cuenta respectiva. Si es necesario aumentar el valor de la deuda \de su cliente /Se elabora nota débito
Si es necesario disminuir el valor de la deuda M Se elabora nota crédito
Ejemplo de nota débito: El 30 de mayo de 1983, Refredis Ltda. envía a Colombiana S.A. su Nota Débito No. 2048, por concepto de transporte por Velotax de una máquina fotocopiadora U-BIX a la ciudad de Cali, la cual tiene un valor de $4.500.oo. según cheque No. 2015 del Banco de los Trabajadores.
Notas débito
Ejemplo de nota crédito: El 5 de junio de 1983 Papelería Rossy envía nota crédito No. 40 a Coopsena por $1.200.oo, correspondiente a la factura No. 2000, por el concepto de un bolígrafo marca Parker, el cual no fue enviado, pero registrado en dicha factura. La venta fue efectuada a crédito.
Nota crédito
8. Las notas de contabilidad
Son aquellas que se utilizan cuando es necesario ajustar, corregir o modificar valores en algunas cuentas, sea bien por errores, omisiones o por ajustes que deben aparecer en los registros contables, logrando con esto que la contabilidad de la empresa muestre los verdaderos saldos de las cuentas.
Ejemplo: La provisión para cuentas de difícil cobro, fue acreditada por un valor de $18.000.oo en el mes de diciembre de 1983, al hacer el cálculo correspondiente.Por esta razón, es necesario elaborar una nota interna de contabilidad, para que dicha cuenta muestre su verdadero saldo al final del período.
Observe usted la Nota de Contabilidad No. 076 de Papelería Única.
Nota de Contabilidad
Ayuda didáctica tomada de youtobe documentos contables
Taller documentos contables
La empresa Servicios y Suministros SAS es un negocio que se dedica a la comercialización de productos para la oficina y el hogar y al suministro de servicios varios como mensajería, plomería, arreglos en el hogar, alquiler de electrodomésticos y cualquier otro servicio que se le requiera.
En marzo 18 se recibe una solicitud de cotización de la empresa Proyectamos para Mejorar SAS., ubicada en la siguiente dirección: Calle 45 # 65-28 de Medellín, teléfono 2691400, contacto: Sr. Alejandro Molina, por los siguientes elementos:
15 resmas de papel tamaño carta, para fotocopiadora, ($7.000) 8 tóner para impresora Samsung 3420(140.000) 24 cajas de lapicero kilométrico (12 azules y 12 negros) ($6.125) 3 Cajas de sobres de manila tamaño carta ($3.600)
4 cajas de ganchos para cosedora ($7.800)
6 cajas de clips de colores, pequeños ($2.300)
3 paquetes de café la Bastilla de 5 kg. Por bolsa ($32.700)
6 bolsas de azúcar en sobrecitos ($12.800)
4 cajas de aromáticas de panela en cubitos ($2.180)
10 coca-colas megas de 2,5 litros c/u ($4.125)
3 paquetes de galletas club social ($6.230)
6 cuadernos argollados, tamaño carta (3 rayados y 3 cuadriculados) de 100 hojas c/u ($4.500)
Se prepara la cotización en marzo 19, con los precios unitarios que se indican frente a cada producto y como condiciones de venta se otorgan 15 días de plazo para el pago de la factura, pero con la condición de que, si nos paga en 8 días, le hacemos un descuento del 4% sobre el valor de la factura.
A los 3 días de enviada la cotización (marzo 22), recibimos la orden de compra del cliente, por todos los elementos cotizados, pero en lugar de las 15 resmas de papel para fotocopiadora nos pide 20 y 10 cajas de clips de colores.
Despachamos los artículos (marzo 23), inicialmente con una remisión y cuando recibimos la remisión firmada, elaboramos la factura. Los implementos de oficina tienen Iva del 19%, los de aseo y cafetería igual. El cliente es agente retenedor. El cliente nos paga la factura en marzo 30, para ganarse el descuento. Nos hace un depósito en nuestra cuenta de ahorros #1003- 214908-7 de Bancolombia y nos pide que le enviemos el recibo de caja como soporte del pago realizado.
SE PIDE: Diligenciar los documentos de soporte necesarios de toda la operación
En la empresa recibimos la factura de venta por la prestación de servicios de mantenimiento de equipos que realizamos a Mayoristas S.A (Nit 890.903.246-7), por un total de $1.128.300 más Iva a la tarifa general. Nosotros somos agentes retenedores de renta. La factura tiene fecha de elaboración en. marzo 7 y tiene 15 días de plazo para su pago. La mercancía junto con la factura se recibió en el Almacén y de allí, tiene que pasar a Tesorería con las instrucciones correspondientes para el pago, esto es: que se pague a más tardar el 22 de marzo, que se debe elaborar cheque a nombre del proveedor, con cruce restrictivo. El cheque lo reclama el mensajero y debe traer un recibo de caja como soporte.
Ejercicio para el diligenciamiento de documentos contables – 3
En la empresa le van a hacer un préstamo a un empleado, el día 25 de febrero, por valor de $12 millones de pesos, sin intereses. El préstamo lo va a pagar con deducciones quincenales de la nómina de $500.000 cada una, empezando con la nómina de marzo 30 y con un abono especial de $2 millones con la prima del mes de junio.
Preparar el pagaré correspondiente.
Ejercicio para el diligenciamiento de documentos contables – 4
Una tipografía no responsable, nos timbra la papelería inicial para el negocio, la cual cuesta en total $450.000 – la tipografía no está creada como sociedad, sino que quien factura es su dueño, el señor John Jairo Valencia, NIT 80.525.412-1 y para ello nos hace una cuenta de cobro. Nosotros a nuestra vez, diligenciamos el documento equivalente a factura y le pedimos al señor Valencia que nos lo firme. Le pagamos la factura con efectivo de la caja.
SE PIDE: hacer la cuenta de cobro, diligenciar el documento equivalente, el comprobante de pago.
La compañía Exporta SAS es una compañía comercializadora que se dedica a la importación de electrodomésticos, para su venta en el país. Desde su sede localizada en el Municipio de Envigado, distribuye sus productos a todo el país, haciendo uso de su propia flota de camiones distribuidores.
El valor mínimo por despacho es de $10 millones de pesos. En los precios cotizados por los electrodomésticos, incluye un 2% por concepto de flete de envío a nivel nacional, pero cuando la venta es en el Área Metropolitana, no cobra este recargo.
En las condiciones de venta para sus clientes habituales, tiene como política de venta el crédito a 30 días y concede un descuento del 4% por pago a 15 días. También incluye una cláusula de cobro de intereses de mora, equivalente a la tasa máxima legal colombiana.
En marzo 1º, recibe una orden de compra de Electro bello Ltda. para despacharle 15 lavadoras, a su sede localizada en Bucaramanga, las cuales tienen un costo unitario de $1.150.000 cada lavadora, precio de lista puesta en Medellín. Las lavadoras generan IVA a la tarifa general
En marzo 5 efectúa el despacho y con la mercancía envía la remisión. Dos días después, elabora la factura y por correo de Servientrega envía el original de la misma al cliente. El cliente paga la factura el día 25 del mes, con un giro directo a la cuenta de ahorros de Exporta SAS y nos pide que le hagamos llegar el recibo de caja correspondiente al pago.
Exporta SAS es autorretenedor de retefuente.
Se pide:
Elaborar los documentos involucrados en esta operación
Nota: Los datos como dirección, teléfono, nombres de contactos, Nit, etc. que necesite para diligenciar los documentos, los debe inventar.
Nombre de la entidad o persona
a quien se le hace el pago.
Concepto del pago.
Su valor en letras y números.
Debe firmar quien recibe el pago y
colocar el número de su cédula.
Si es una empresa, debe colocar
el sello y el número del NIT
Comprobante de Egreso
4. La factura
Es el documento en el cual se describe la mercancía vendida o el servicio prestado; en ella se encuentra además lo siguiente:
1. Valor por artículo
2. Valor total de la compra
3. Descuentos concedidos
4. Valor de los fletes, si los hay
5. Condiciones de pago
La factura es la base para el asiento contable, tanto del comprador como del vendedor.
Nota en este momento la factura se elabora de forma electrónica según normas:
En este espacio encontrará la normatividad relacionada con factura electrónica.
Estatuto Tributario
Artículo 511. Deber de entregar factura o documento equivalente.
Artículo 615. del Estatuto Tributario-obligados a expedir y entregar factura o documento equivalente.
Artículo 616-1. Factura o documento equivalente.
Artículo 616-4. Proveedores autorizados, obligaciones e infracciones.
Artículo 617. Requisitos de la factura para efectos tributarios.
Artículo 618. La factura o documento equivalente, exigible por los adquirentes.
Artículo 684-2. La DIAN puede prescribir sistemas técnicos de control a determinados contribuyentes o sectores.
Artículo 684-4. Sanciones aplicables a los proveedores autorizados.
Ley 962 de 2005. Artículo 26 - factura electrónica.
Decreto Único Tributario 1625 de 2016. Artículo 1.6.1.4.1.1. hasta el 1.6.1.4.1.20.
Resolución 000019 del 24 Febrero de 2016. Reglamentó el Decreto 2242 de 2015, que fue compilado en el Decreto 1625 de 2016.
Resolución 0055 del 14 de julio de 2016. Reglamenta el servicio técnico de solicitud de numeración de facturas.
Concepto 0907 del 16 de septiembre de 2016. Se pronuncia sobre el requisito de activos fijos que debe acreditar un solicitante de autorización como proveedor tecnológico.
Resolución 000010 del 6 de febrero de 2018.
Resolución 000072 del 29 de diciembre de 2017.
Listado Obligados Resolución 000072 del 29 de diciembre de 2017.
Decreto 2242 de 2015
Decreto 1625 de 2016
Resolución 0000062 del 30 de noviembre de 2018
Resolución 000001 del 03012019. Mediante la cual se señalan las reglas y validaciones aplicables a la Factura Electrónica de que trata el artículo 616-1 del Estatuto Tributario
Resolución 000002 del 03012019, Por la cual se selecciona un grupo de sujetos obligados a facturar electrónicamente y se establecen los requisitos que aplican en caso de impedimento, inconvenientes tecnológicos y/o de tipo comercial.
Resolución 000013 del 15-02-2019, Por la cual se modifica el artículo 11 de la resolución 000019 del 24 de febrero de 2016, los artículos 6o y 8o de la Resolución 000055 del 14 de julio de 2016 y se derogan algunas disposiciones.
Factura
5. Entrada a almacén
Es un documento que debe ser elaborado por el almacenista, con el fin de dar ingresos al kárdex a la mercancía recibida. Por cada factura de mercancías que reciba la empresa, debe elaborar una nota de entrada de almacén.
Debe contener
1. Descripción y cantidad de artículos recibidos
2. Si la entrega del pedido es total o parcial.
3. Nombre del proveedor.
4. Número de la orden de compra
Estas notas de entrada deben ser prenumeradas.
Ejemplo: El 20 de marzo de 1983, el almacén La Venta, recibe su pedido No. 2356 de almacén El Mueble, consistente en un escritorio tipo ejecutivo $40.000.oo; dos escritorios tipo secretaria $28.000.oo cada uno; un escrito rio tipo contador $35.000.oo. Se elabora la entrada a almacén No. 003.
Entrada de almacén
6. Notas débito y crédito
Cuando por cualquier concepto sea necesario modificar el valor de una transacción ya registrada o contabilizada, que se relacione con clientes o proveedores (generalmente), se debe elaborar una nota en la que se especifique la razón por la cual se hace la modificación y si el valor se debe cargar o abonar a la cuenta respectiva. Si es necesario aumentar el valor de la deuda \de su cliente /Se elabora nota débito
Si es necesario disminuir el valor de la deuda M Se elabora nota crédito
Ejemplo de nota débito: El 30 de mayo de 1983, Refredis Ltda. envía a Colombiana S.A. su Nota Débito No. 2048, por concepto de transporte por Velotax de una máquina fotocopiadora U-BIX a la ciudad de Cali, la cual tiene un valor de $4.500.oo. según cheque No. 2015 del Banco de los Trabajadores.
Notas débito
Ejemplo de nota crédito: El 5 de junio de 1983 Papelería Rossy envía nota crédito No. 40 a Coopsena por $1.200.oo, correspondiente a la factura No. 2000, por el concepto de un bolígrafo marca Parker, el cual no fue enviado, pero registrado en dicha factura. La venta fue efectuada a crédito.
Nota crédito
8. Las notas de contabilidad
Son aquellas que se utilizan cuando es necesario ajustar, corregir o modificar valores en algunas cuentas, sea bien por errores, omisiones o por ajustes que deben aparecer en los registros contables, logrando con esto que la contabilidad de la empresa muestre los verdaderos saldos de las cuentas.
Ejemplo: La provisión para cuentas de difícil cobro, fue acreditada por un valor de $18.000.oo en el mes de diciembre de 1983, al hacer el cálculo correspondiente.Por esta razón, es necesario elaborar una nota interna de contabilidad, para que dicha cuenta muestre su verdadero saldo al final del período.
Observe usted la Nota de Contabilidad No. 076 de Papelería Única.
Nota de Contabilidad
Taller documentos contables
La empresa Servicios y Suministros SAS es un negocio que se dedica a la comercialización de productos para la oficina y el hogar y al suministro de servicios varios como mensajería, plomería, arreglos en el hogar, alquiler de electrodomésticos y cualquier otro servicio que se le requiera.
En marzo 18 se recibe una solicitud de cotización de la empresa Proyectamos para Mejorar SAS., ubicada en la siguiente dirección: Calle 45 # 65-28 de Medellín, teléfono 2691400, contacto: Sr. Alejandro Molina, por los siguientes elementos:
15 resmas de papel tamaño carta, para fotocopiadora, ($7.000) 8 tóner para impresora Samsung 3420(140.000) 24 cajas de lapicero kilométrico (12 azules y 12 negros) ($6.125) 3 Cajas de sobres de manila tamaño carta ($3.600)
4 cajas de ganchos para cosedora ($7.800)
6 cajas de clips de colores, pequeños ($2.300)
3 paquetes de café la Bastilla de 5 kg. Por bolsa ($32.700)
6 bolsas de azúcar en sobrecitos ($12.800)
4 cajas de aromáticas de panela en cubitos ($2.180)
10 coca-colas megas de 2,5 litros c/u ($4.125)
3 paquetes de galletas club social ($6.230)
6 cuadernos argollados, tamaño carta (3 rayados y 3 cuadriculados) de 100 hojas c/u ($4.500)
Se prepara la cotización en marzo 19, con los precios unitarios que se indican frente a cada producto y como condiciones de venta se otorgan 15 días de plazo para el pago de la factura, pero con la condición de que, si nos paga en 8 días, le hacemos un descuento del 4% sobre el valor de la factura.
A los 3 días de enviada la cotización (marzo 22), recibimos la orden de compra del cliente, por todos los elementos cotizados, pero en lugar de las 15 resmas de papel para fotocopiadora nos pide 20 y 10 cajas de clips de colores.
Despachamos los artículos (marzo 23), inicialmente con una remisión y cuando recibimos la remisión firmada, elaboramos la factura. Los implementos de oficina tienen Iva del 19%, los de aseo y cafetería igual. El cliente es agente retenedor. El cliente nos paga la factura en marzo 30, para ganarse el descuento. Nos hace un depósito en nuestra cuenta de ahorros #1003- 214908-7 de Bancolombia y nos pide que le enviemos el recibo de caja como soporte del pago realizado.
SE PIDE: Diligenciar los documentos de soporte necesarios de toda la operación
En la empresa recibimos la factura de venta por la prestación de servicios de mantenimiento de equipos que realizamos a Mayoristas S.A (Nit 890.903.246-7), por un total de $1.128.300 más Iva a la tarifa general. Nosotros somos agentes retenedores de renta. La factura tiene fecha de elaboración en. marzo 7 y tiene 15 días de plazo para su pago. La mercancía junto con la factura se recibió en el Almacén y de allí, tiene que pasar a Tesorería con las instrucciones correspondientes para el pago, esto es: que se pague a más tardar el 22 de marzo, que se debe elaborar cheque a nombre del proveedor, con cruce restrictivo. El cheque lo reclama el mensajero y debe traer un recibo de caja como soporte.
Ejercicio para el diligenciamiento de documentos contables – 3
En la empresa le van a hacer un préstamo a un empleado, el día 25 de febrero, por valor de $12 millones de pesos, sin intereses. El préstamo lo va a pagar con deducciones quincenales de la nómina de $500.000 cada una, empezando con la nómina de marzo 30 y con un abono especial de $2 millones con la prima del mes de junio.
Preparar el pagaré correspondiente.
Ejercicio para el diligenciamiento de documentos contables – 4
Una tipografía no responsable, nos timbra la papelería inicial para el negocio, la cual cuesta en total $450.000 – la tipografía no está creada como sociedad, sino que quien factura es su dueño, el señor John Jairo Valencia, NIT 80.525.412-1 y para ello nos hace una cuenta de cobro. Nosotros a nuestra vez, diligenciamos el documento equivalente a factura y le pedimos al señor Valencia que nos lo firme. Le pagamos la factura con efectivo de la caja.
SE PIDE: hacer la cuenta de cobro, diligenciar el documento equivalente, el comprobante de pago.
La compañía Exporta SAS es una compañía comercializadora que se dedica a la importación de electrodomésticos, para su venta en el país. Desde su sede localizada en el Municipio de Envigado, distribuye sus productos a todo el país, haciendo uso de su propia flota de camiones distribuidores.
El valor mínimo por despacho es de $10 millones de pesos. En los precios cotizados por los electrodomésticos, incluye un 2% por concepto de flete de envío a nivel nacional, pero cuando la venta es en el Área Metropolitana, no cobra este recargo.
En las condiciones de venta para sus clientes habituales, tiene como política de venta el crédito a 30 días y concede un descuento del 4% por pago a 15 días. También incluye una cláusula de cobro de intereses de mora, equivalente a la tasa máxima legal colombiana.
En marzo 1º, recibe una orden de compra de Electro bello Ltda. para despacharle 15 lavadoras, a su sede localizada en Bucaramanga, las cuales tienen un costo unitario de $1.150.000 cada lavadora, precio de lista puesta en Medellín. Las lavadoras generan IVA a la tarifa general
En marzo 5 efectúa el despacho y con la mercancía envía la remisión. Dos días después, elabora la factura y por correo de Servientrega envía el original de la misma al cliente. El cliente paga la factura el día 25 del mes, con un giro directo a la cuenta de ahorros de Exporta SAS y nos pide que le hagamos llegar el recibo de caja correspondiente al pago.
Exporta SAS es autorretenedor de retefuente.
Se pide:
Elaborar los documentos involucrados en esta operación
Nota: Los datos como dirección, teléfono, nombres de contactos, Nit, etc. que necesite para diligenciar los documentos, los debe inventar.
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